Een man diende een klacht in bij een universiteit. Hij is het niet eens met de handelwijze van de universiteit.
In reactie op de klacht liet de universiteit de man weten dat zij kennis had genomen van zijn bericht. De man vroeg de universiteit vervolgens om zijn klacht formeel af te handelen. De universiteit antwoordde dat zij naar aanleiding van de klacht al actie had ondernomen. De klacht werd daarom niet alsnog (formeel) in behandeling genomen. Omdat de man zich niet kon vinden in de reactie van de universiteit, nam hij contact op met de Nationale ombudsman.
De Nationale ombudsman onderzoekt de zaak. Hij vindt dat de universiteit beter direct via een (formele) klachtafhandelingsbrief had kunnen reageren op de klacht. Dan was het voor meneer duidelijk hoe de universiteit tegen zijn klacht aankeek en welke stappen zij naar aanleiding hiervan had gezet.