De ombudsfunctionaris behandelt klachten van studenten die menen onbehoorlijk te zijn behandeld door een medewerker of een bestuursorgaan van de universiteit. Studenten kunnen een klacht indienen tot 12 maanden nadat het incident zich heeft voorgedaan, ook als ze intussen zijn afgestudeerd.
De ombudsfunctionaris heeft een onafhankelijke positie binnen de universiteit en een geheimhoudingsplicht zodat de vertrouwelijkheid is gewaarborgd. In verband met de onafhankelijke positie van de ombudsfunctionaris, maakt deze formeel geen deel uit van SOZ. Als zodanig kan hij een klacht op onpartijdige wijze behandelen en advies geven over hoe soortgelijke problemen in de toekomst kunnen worden voorkomen.
De ombudsfunctionaris speelt ook een belangrijke rol bij het onder de aandacht brengen van vaak voorkomende problemen binnen de universiteit en doet voorstellen voor verbetering.