Een politiemedewerker heeft in een lopende klachtenprocedure van een man per ongeluk zijn klachtdossier naar een verkeerd e-mailadres gestuurd. De man diende hierover een klacht in bij de politie.
De politie erkende dat er een fout was gemaakt. De politie heeft de onjuiste verzending van het klachtdossier aangemerkt als datalek en volgens de daarvoor geldende procedure afgehandeld. Ook is de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd. Verder zijn er gesprekken gevoerd met de betrokken medewerker van de politie met als doel te voorkomen dat deze fout nogmaals gemaakt zou worden.
Verder heeft de betrokken politiemedewerker een e-mail gestuurd aan de man waarin hij zijn excuses aanbood voor de onjuiste verzending van het klachtdossier. De politiechef heeft zich via een e-mail aan de man aangesloten bij de gemaakte verontschuldigingen. Op het verzoek van de man om taart of bloemen is de politie gemotiveerd niet ingegaan.
De man was het niet eens met de wijze waarop de politie de klacht heeft afgehandeld. Hij vond dat er niet voldoende inhoudelijk is gekeken naar zijn klacht. Hij voelde zich niet serieus genomen en was daardoor het vertrouwen in de politie kwijt. Daarom diende de man een klacht in bij de Nationale ombudsman. Hij wilde dat de klacht werd doorgezet naar de tweede fase van de klachtbehandeling bij de politie. Ook wilde hij dat de afdoening van de klacht werd meegenomen in het jaarverslag van de politie en dat de politie lering trekt uit wat er is gebeurd.
Wat vindt de Nationale ombudsman?
De Nationale ombudsman vindt de klacht ongegrond.
De politie heeft de klacht over het versturen van het klachtdossier naar een onjuist e-mailadres gegrond verklaard. Hiermee erkende de politie dat er een fout is gemaakt. Hiervoor heeft de politie excuses aangeboden. De ombudsman ziet daarom geen reden om verder onderzoek te doen op dit onderdeel van de klacht.
De ombudsman vindt het in dit geval niet onbehoorlijk dat de klachtencoördinator overige klachtdossiers van de man heeft ingezien. De man heeft meerdere klachten ingediend, waarvan enkele nog in behandeling zijn bij de politie. De politie heeft de in het eigen systeem geregistreerde klachten bekeken om tot een goede klachtbehandeling te komen. De ombudsman vindt dit passen binnen de rol van een klachtencoördinator, zodat de klachten niet enkel individueel worden beoordeeld, maar ook een eventueel algemeen signaal of overstijgend probleem kan worden gesignaleerd. De politie hoefde voor het inzien van overige klachten bij de politie geen toestemming te vragen van de man.
Ook ziet de ombudsman geen grond voor de klacht dat de politie het dossier van de man had moeten doorverwijzen naar klachtbehandeling in de tweede fase en had moeten voorleggen aan een onafhankelijke klachtencommissie. De politie heeft de klacht namelijk gegrond verklaard en heeft daarbij haar verontschuldigingen aangeboden. Verder zijn er gesprekken gevoerd met de betrokken medewerker om in de toekomst dergelijke incidenten te voorkomen. Een advies van de klachtencommissie zou het oordeel van de politie niet anders maken. Het opnemen van de klachten in het jaarverslag is geen doel van klachtbehandeling en dus geen reden een klacht door te zetten naar de tweede fase.
