1. Verzoekster klaagt erover dat een met naam genoemde inspecteur van de Arbeidsinspectie, Regio Oost, de handgeschreven aantekeningen die hij heeft gemaakt van een gesprek dat hij op 10 februari 2000 heeft gevoerd met twee medewerkers van verzoekster, heeft vernietigd. Volgens verzoekster had genoemde inspecteur toegezegd om een verslag van het gesprek te maken en om dit verslag vervolgens te zullen toesturen aan verzoekster.
2. Voorts klaagt verzoekster over de wijze waarop haar klacht van 26 juni 2002 hierover door de Arbeidsinspectie is afgedaan. Verzoekster klaagt met name over het feit dat hoewel in de klachtbrief een veelvoud aan redenen was aangegeven waarom de aantekeningen niet vernietigd hadden mogen worden daarop in de klachtafhandelingsbrief van 6 september 2002 niet of marginaal is ingegaan. Bovendien klaagt verzoekster erover dat bij de afhandelingsbrief geen rekening is gehouden met het op 6 september 2002 door haar verzonden commentaar op het verslag van het horen van de betrokken inspecteur.
Beoordeling
I. Inleiding
Verzoekster is een bedrijf dat is gespecialiseerd in het recyclen van kunststoffen. Op 22 november 1999 voerden twee medewerkers van de Arbeidsinspectie, Regio Oost (hierna: de Arbeidsinspectie) een inspectie uit in het bedrijf. Naar aanleiding van deze inspectie zond de Arbeidsinspectie verzoekster een kennisgeving van eis. Daarin werd aangegeven dat de Arbeidsinspectie voornemens was om op grond van de Arbeidsomstandighedenwet 1998 een eis te stellen kortweg inhoudende dat verzoekster een trap diende aan te leggen om een reactorplatform beter toegankelijk te maken. In de kennisgeving werd verzoekster de gelegenheid geboden haar zienswijze naar voren te brengen. Op 10 februari 2000 vonden er in het kader van de te stellen eis gesprekken plaats tussen de directeur/eigenaar van verzoekster (de heer Me.), drie van zijn werknemers, zijn advocaat en inspecteur L. en hoofdinspecteur S. van de Arbeidsinspectie. Vervolgens werd verzoekster bij brief van 28 februari 2000 op de hoogte gebracht van de eis van de Arbeidsinspectie. In verband met het door verzoekster daartegen in te dienen bezwaarschrift, vroeg verzoekster herhaalde malen om afschriften van de verklaringen die de desbetreffende werknemers op 10 februari 2000 tegenover de inspecteurs hadden afgelegd. In eerste instantie liet de Arbeidsinspectie weten dat er geen processen-verbaal waren opgemaakt en dat de verstrekte gegevens waren verwerkt in de eis van 28 februari 2000. Verzoekster voerde vervolgens een procedure in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Daaruit kwam onder meer naar voren dat er aantekeningen van de gesprekken met de werknemers waren gemaakt en dat deze aantekeningen waren vernietigd. Op 26 juni 2002 diende verzoekster een klacht in bij de Arbeidsinspectie over het vernietigen van de aantekeningen. Op 6 september 2002 stuurde de Arbeidsinspectie verzoekster de afhandelingsbrief, waarin de klacht ongegrond werd verklaard. Daarop diende verzoekster een klacht in bij de Nationale ombudsman.
II. Ten aanzien van het vernietigen van de aantekeningen
1. Verzoekster klaagt er in de eerste plaats over dat een met naam genoemde inspecteur van de Arbeidsinspectie, Regio Oost, de handgeschreven aantekeningen die hij heeft gemaakt van een gesprek dat hij op 10 februari 2000 heeft gevoerd met twee medewerkers van verzoekster, heeft vernietigd. Volgens verzoekster had genoemde inspecteur toegezegd om een verslag van het gesprek te maken en om dit verslag vervolgens te zullen toesturen aan verzoekster.
2. In reactie op de klacht bij de Nationale ombudsman gaf de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: de staatssecretaris) aan dat niet gesteld kan worden dat de desbetreffende aantekeningen ten onrechte zijn vernietigd. De staatssecretaris wees er in dit verband op dat de inspecteur van de Arbeidsinspectie heeft gehandeld volgens de werkinstructie inzake de procedure rond het opstellen van een eis in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet en volgens de bij de Arbeidsinspectie gebruikelijke werkwijze. Voorts gaf de staatssecretaris aan dat de inspecteur heeft verklaard nooit met de heer Me. gesproken te hebben over het opstellen van een verslag van het gesprek met de twee werknemers. Evenmin zou de inspecteur ooit de toezegging aan de heer Me. hebben gedaan om de gemaakte aantekeningen aan hem toe te sturen. Gezien de feitelijke gang van zaken, de werkinstructie terzake en de gebruikelijke werkwijze van de Arbeidsinspectie in soortgelijke situaties, ligt het bovendien volgens de staatssecretaris niet in de rede dat de inspecteur de heer Me. een en ander zou hebben toegezegd.
3. De staatssecretaris kan in zijn stelling worden gevolgd dat de inspecteur volgens de geldende werkinstructie heeft gehandeld door wel een verslag op te stellen van het gesprek dat met de heer Me. heeft plaatsgevonden op 10 februari 2000 en niet van het gesprek dat met de werknemers heeft plaatsgevonden. Volgens de werkinstructie (zie Achtergrond) moet er een verslag gemaakt worden als de belanghebbende zijn zienswijze mondeling naar voren brengt. Werknemers hoeven alleen in de gelegenheid te worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen (waarvan in dat geval een verslag moet worden gemaakt) als er ook verplichtingen rusten op werknemers. Van dit laatste was in dit geval geen sprake, zodat het aannemelijk is dat de betrokken werknemers op 10 februari 2000 alleen werden gehoord in het kader van algemene kennisvergaring, zoals door de staatssecretaris is aangegeven. Er was voor de inspecteur in die zin geen reden de aantekeningen van het gesprek met de werknemers te bewaren.
4. Er zou voor de betrokken inspecteur reden geweest zijn de aantekeningen te bewaren indien hij zou hebben toegezegd een verslag van het gesprek met de werknemers te maken en dit verslag aan de heer Me. te zullen sturen. De inspecteur ontkent een dergelijke toezegging te hebben gedaan. De hoofdinspecteur, die ook bij het gesprek met de twee werknemers en de advocaat van de heer Me. aanwezig was, ondersteunt deze zienswijze.
Volgens verzoekster is de toezegging wel gedaan. Verzoekster wijst hierbij op verklaringen van één van de betrokken werknemers en van haar advocaat. In de verklaring van de betrokken werknemer staat: “…Tijdens dit verhoor heb ik gezien en gehoord dat er, naar aanleiding van de vragen en antwoorden, aantekeningen werden gemaakt door de heer S. en de heer L. De heer J. (de advocaat van verzoekster; N.o.) heeft, voorafgaande aan het verhoor, specifiek verzocht om opmerkingen te noteren…”
Naar aanleiding van de opmerking van de Arbeidsinspectie (gedaan in een brief van 23 april 2001) dat het horen was bedoeld om kennis te vergaren over de omstandigheden ter plaatse en dat er daarom geen verslagen in welke vorm dan ook waren gemaakt, gaf de advocaat van verzoekster aan dat dit niet juist was. Hij verklaarde dat door de inspecteur uitvoerige aantekeningen gemaakt waren tijdens het horen van de werknemers (meerdere pagina's vol), waarbij hij ook diverse malen had gevraagd om bepaalde zaken uitdrukkelijk vast te leggen. Er moest volgens de advocaat in ieder geval een uitvoerig handgeschreven verslag van de inspecteur zijn.
De verklaringen van de werknemer en de advocaat van verzoekster zien vooral op de vraag of er aantekeningen dan wel een verslag voorhanden moest zijn geweest. Over het doen van een toezegging door de betrokken inspecteurs wordt niets vermeld. Het moet er onder de gegeven omstandigheden voor worden gehouden dat de toezegging een verslag te maken en op te sturen niet is gedaan. Daarmee was er ook geen reden voor de inspecteur de aantekeningen te bewaren, en was er geen beletsel tot vernietiging over te gaan.
Overigens had het in de rede gelegen indien de inspecteur, naar aanleiding van de vraag van de advocaat van verzoekster om bepaalde opmerkingen te noteren, tijdens het gesprek had aangegeven dat het slechts om algemene beeldvorming ging en dat er daarom geen verslag zou worden opgesteld.
De onderzochte gedraging op dit punt is behoorlijk.
III. Ten aanzien van de wijze waarop verzoeksters klacht werd afgedaan
1.1 Verder klaagt verzoekster over de wijze waarop haar klacht van 26 juni 2002 over het vernietigen van de aantekeningen door de Arbeidsinspectie is afgedaan. Verzoekster klaagt met name over het feit dat hoewel in de klachtbrief een veelvoud aan redenen was aangegeven waarom de aantekeningen niet vernietigd hadden mogen worden daarop in de klachtafhandelingsbrief van 6 september 2002 niet of marginaal is ingegaan.
1.2 In haar klachtbrief gaf verzoekster de volgende redenen waarom het vernietigen van de aantekeningen door de betrokken inspecteur niet had mogen gebeuren:
“…1. (Verzoekster; N.o.) heeft belang bij de verslagen omdat daarin een aantal punten zijn opgenomen die positief zijn voor haar maar niet in de Arbo-eis zijn opgenomen.
2 De heer L. was ervan op de hoogte dat de verslagen voor ons van belang waren. Hij heeft de opmerkingen namelijk zelf in de verslagen opgenomen.
3 Wij hebben speciaal verzocht een verslag van het horen te maken zodat achteraf geen discussie over het besprokene zou kunnen ontstaan.
4 Voor de vernietiging was de heer L. bekend met onze wens de verslagen te ontvangen. In weerwil daarvan zijn de verslagen toch vernietigd.
5 De aantekeningen zijn nooit het bezit geweest van de heer L.
6 De aantekeningen zijn vernietigd in de periode dat er nog bezwaar tegen de Arbo-eis openstond
7 De heer L. geeft aan dat hij zelf graag gebruik maakt van aantekeningen indien een zaak voor de rechter komt.
8 Des te meer aanspraak zou degene, die de aantekeningen niet heeft opgesteld en gebruikt, hebben op het gebruik in een rechtszaak…”
1.3 In de klachtafhandelingsbrief van de Arbeidsinspectie van 6 september 2002 wordt allereerst de handelwijze van de inspecteur getoetst aan de bij de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie en de gebruikelijke werkwijze voor het stellen van een eis. De Arbeidsinspectie legt daarbij uit wat de gebruikelijke werkwijze is. Als de werknemers van het bedrijf niet worden gehoord in het kader van verplichtingen die op hen rusten maar in het kader van algemene kennisvergaring is het opstellen van een verslag van de bevraging van werknemers door de inspecteur niet voorgeschreven en niet gebruikelijk.
Het gesprek van 10 december 2000 vond plaats in het kader van algemene kennisvergaring. Tijdens dit gesprek zijn door de inspecteur aantekeningen gemaakt. De kern van de inhoud van deze aantekeningen is door de inspecteur opgenomen in de beslissing van 28 februari 2000, van het gesprek met de twee werknemers is geen verslag opgesteld. Kort na afgifte van de beslissing van 28 februari 2000 heeft de inspecteur deze aantekeningen vernietigd. Volgens de Arbeidsinspectie heeft de inspecteur tijdens de procedure die heeft geleid tot het stellen van een eis niet in afwijking van de voor de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie, noch in afwijking van de bij de Arbeidsinspectie gebruikelijke werkwijze gehandeld.
Verder geeft de Arbeidsinspectie aan dat gezien de feitelijke gang van zaken, de werkinstructie terzake en de gebruikelijke werkwijze van de Arbeidsinspectie in soortgelijke situaties, het niet in de rede ligt dat de inspecteur de heer Me. zou hebben toegezegd een verslag op te stellen naar aanleiding van zijn gesprek met twee van zijn medewerkers, noch dat de inspecteur hem zou hebben toegezegd dat hij zijn tijdens dit gesprek gemaakte aantekeningen aan hem zou toezenden.
De Arbeidsinspectie komt tot de conclusie dat de klacht van verzoekster ongegrond is. Er is geen verslag opgesteld en dit behoefde ook niet opgesteld te worden. Er is voorts geen voorschrift op basis waarvan de inspecteur de aantekeningen niet had mogen vernietigen. Ten slotte geeft de Arbeidsinspectie aan het niet aannemelijk te achten dat de inspecteur de heer Me. zou hebben toegezegd dat hij hem deze aantekeningen zou verstrekken.
1.4 In de klachtafhandelingsbrief wordt ingegaan op de gang van zaken rond het gesprek van 10 februari 2000 en de handelwijze van de inspecteur in de periode daarna. Daarmee wordt een afdoende antwoord gegeven op de punten die verzoekster onder de nummers 2 en 3 had vermeld. De resterende punten 1, 4, 5, 6, 7 en 8, worden in de klachtafhandelingsbrief van de Arbeidsinspectie niet behandeld.
Wat betreft de punten 1, 6, en 8 heeft de staatssecretaris in de reactie op de klacht bij de Nationale ombudsman terecht aangegeven dat verzoekster bezwaar en beroep had ingesteld tegen het besluit van 28 februari 2000 betreffende het stellen van een eis, en dat hij tijdens de bezwaarprocedure (en de beroepsprocedure), de door de werknemers gebezigde argumenten en/of weergave van de feiten had kunnen aanvoeren. Het is echter niet juist dat de Arbeidsinspectie dit in de klachtafhandelingsbrief niet heeft aangegeven.
Evenmin is er sprake van een zorgvuldige behandeling van de klacht, nu de Arbeidsinspectie niet is ingegaan op de punten 4, 5, en 7.
De onderzochte gedraging op dit punt is in zoverre niet behoorlijk.
2.1 Ten slotte klaagt verzoekster erover dat bij de afhandelingsbrief geen rekening is gehouden met het op 6 september 2002 door haar verzonden commentaar op het verslag van het horen van de betrokken inspecteur.
2.2 Bij brief van 9 augustus 2002 is het verslag van het horen van de inspecteur aan verzoekster toegezonden voor commentaar. Bij brief van 6 september 2002 zond verzoekster de Arbeidsinspectie een brief met daarin haar commentaar op hetgeen door de inspecteur was verklaard. De Arbeidsinspectie zond verzoekster bij brief van 6 september 2002 de uitslag van de behandeling van haar klacht. Er was derhalve geen rekening gehouden met het commentaar van verzoekster.
2.3 De staatssecretaris gaf hierover het volgende aan.
Bij brief van 9 augustus 2002 is het verslag van het horen van de inspecteur aan verzoekster toegezonden voor commentaar. Voor het in deze brief niet opnemen van een termijn voor het geven van commentaar bestond geen reden. Uitgegaan werd van een reactietermijn tot 4 september 2002, omdat dan de termijn waarbinnen de klacht afgehandeld diende te zijn, zou verlopen. Daarom is er na het toezenden van voornoemd verslag op 4 september 2002 om 16.14 uur nog contact opgenomen met verzoekster om te informeren of nog een reactie van verzoekster verwacht kon worden op het verslag van het horen van de inspecteur. De secretaresse van de heer Me. deelde mede dat de heer Me. 'onderweg' was en daardoor niet bereikbaar. De secretaresse van de heer Me. heeft op dat moment toegezegd dat zij de heer Me. zou vragen of hij nog wilde reageren op het verslag. De heer Me. zou daarover de volgende dag contact opnemen met de Arbeidsinspectie. Dit is niet gebeurd en vervolgens is de klachtafhandelingsbrief opgesteld en op 6 september 2002 verzonden.
Het commentaar van verzoekster op het verslag van het horen van de inspecteur werd op 10 september 2002 op het kantoor van de Arbeidsinspectie Regio Oost ontvangen. Voornoemd commentaar van verzoekster bleek geen nieuwe gezichtspunten te bevatten die zouden kunnen leiden tot een wijziging van of aanvulling op de op 6 september 2002 verzonden klachtafhandelingsbrief. Na het verzenden van de klachtafhandelingsbrief is daarom geen contact meer opgenomen met verzoekster. Ook is niet meer gereageerd op het commentaar van verzoekster van 6 september 2002.
2.4 Uit het bovenstaande blijkt dat het voor de Arbeidsinspectie feitelijk niet mogelijk was het door verzoekster op 6 september 2002 verzonden commentaar in de klachtafhandelingsbrief op te nemen. De klachtafhandelingsbrief dateerde namelijk ook van 6 september 2002. Dat het commentaar van verzoekster te laat door de Arbeidsinspectie werd ontvangen, had voorkomen kunnen worden als de Arbeidsinspectie in de brief van 9 augustus 2002, waarin verzoekster werd uitgenodigd commentaar te geven op het verslag van het horen van de inspecteur, een termijn had genoemd waarbinnen moest worden gereageerd. Na afloop van die termijn had de Arbeidsinspectie, ongeacht of verzoekster had gereageerd, tot afhandeling van de klacht over kunnen gaan. Nu een dergelijke termijn niet is genoemd, is het de Arbeidsinspectie aan te rekenen dat er niets over het commentaar van verzoekster in de klachtafhandelingsbrief is opgenomen. Het feit dat er kort voor het versturen van de afhandelingsbrief nog telefonisch contact met verzoekster werd opgenomen doet hier niet aan af.
Verder is het niet juist dat de Arbeidsinspectie in het geheel niet heeft gereageerd op het commentaar van verzoekster van 6 september 2002. Het had voor de hand gelegen verzoekster mee te delen dat haar commentaar geen aanleiding vormde de afhandelingsbrief van 6 september 2002 aan te vullen of te wijzigen.
De onderzochte gedraging op dit punt is in zoverre evenmin behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Arbeidsinspectie, Regio Oost, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, is niet gegrond waar het de vernietiging van aantekeningen door de betrokken inspecteur betreft. Voor wat betreft de wijze waarop de klacht van verzoekster door de Arbeidsinspectie is afgehandeld, is de klacht gegrond.
Onderzoek
Op 23 september 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van D. B.V. te Arnhem, met een klacht over een gedraging van de Arbeidsinspectie, Regio Oost.
Nadat verzoekster nadere informatie had verstrekt werd naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tevens werd de minister een aantal specifieke vragen gesteld.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De minister deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoekster gaf aanleiding het verslag aan te vullen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoekster is een bedrijf dat is gespecialiseerd in het recyclen van kunststoffen. Op 22 november 1999 voerden twee medewerkers van de Arbeidsinspectie, Regio Oost (hierna: de Arbeidsinspectie) een inspectie uit bij verzoekster. Naar aanleiding van deze inspectie zond de Arbeidsinspectie verzoekster een kennisgeving van eis. Daarin werd aangegeven dat de Arbeidsinspectie voornemens was om op grond van de Arbeidsomstandighedenwet 1998 een eis te stellen kortweg inhoudende dat verzoekster een trap diende aan te leggen om een reactorplatform beter toegankelijk te maken. In de kennisgeving werd verzoekster de gelegenheid geboden haar zienswijze naar voren te brengen.
Op 10 februari 2000 vonden er in het kader van de te stellen eis gesprekken plaats tussen de directeur/eigenaar van verzoekster (de heer Me.), drie van zijn werknemers (de heer Mi., de heer Mez. en de heer Br., administratief medewerker), zijn advocaat en inspecteur L. en hoofdinspecteur S. van de Arbeidsinspectie. Vervolgens werd verzoekster bij brief van 28 februari 2000 op de hoogte gebracht van de eis van de Arbeidsinspectie. Hierbij werd de zienswijze van verzoekster gevoegd in de vorm van een verslag van het gesprek dat inspecteur L. van de Arbeidsinspectie op 10 februari 2000 met de heer Me. had gevoerd.
2. In verband met het door verzoekster in te dienen bezwaarschrift tegen de haar opgelegde eis, vroeg verzoekster bij brief van 3 april 2000, verzonden op 4 april en op 18 april 2000, om de processen-verbaal van de verklaringen afgelegd door de twee werknemers op 10 februari 2000.
Op 25 april 2000 liet de Arbeidsinspectie verzoekster weten dat er geen processen-verbaal waren opgemaakt en dat de verstrekte gegevens waren verwerkt in de eis van 28 februari 2000.
In het kader van de bezwaarschriftenprocedure vroeg verzoekster bij brief van 13 juni 2000, en haar advocaat bij brief van 22 juni 2000 aan de Commissie voor Advies inzake Bezwaar en Beroep Arbeidsomstandigheden (hierna: de commissie) om een verslag van de verklaringen van de werknemers de heer Mi. en de heer Mez. De advocaat van verzoekster richtte zijn verzoek op 22 juni 2000 ook aan de Arbeidsinspectie zelf.
Bij brief van 23 juni 2000 zond de commissie verzoekster een afschrift van een e-mailbericht van hoofdinspecteur S. inzake het horen van de werknemers. Genoemd bericht luidt onder meer als volgt:
“De formele reden waarom er geen officiële getuigenverklaringen zijn opgemaakt is het volgende; het stellen van een `eis' is een bevoegdheid die de ambtenaar is gegeven om een voor interpretatie vatbaar artikel nader uit te leggen. Dit is vastgelegd in artikel 27 Arbowet. Hier worden tevens de artikelen aangegeven die hiervoor in aanmerking komen.
Voordat overgegaan wordt tot het stellen van een eis worden de belanghebbenden daarvan in kennis gesteld, “Kennisgeving eis”. Hierin wordt gevraagd of de belanghebbenden (werkgever en werknemer) hun zienswijze naar voren willen brengen. Om repercussies tegen de betrokken werknemer te voorkomen worden meerdere werknemers gehoord en het verslag en de opmerkingen zodanig verwoord dat deze niet te herleiden zijn naar de individuele werknemer.
Ook in het onderhavige geval waarbij de werknemers geen bezwaar hadden tegen de aanwezigheid van de advocaat van de werkgever en in één geval zelfs bovendien de aanwezigheid van de werkgever, is voor mij reden geweest om op de gebruikelijke standaard werkwijze te handelen en geen gegevens uit het gesprek als verklaring op te nemen.
Alleen de mogelijk van belang zijnde opmerkingen zijn verwoord in de drie punten die in de eis opgenomen zijn.
(De heer Me.; N.o.) is van deze wijze op de hoogte omdat reeds in eerdere ontmoetingen hem dat is medegedeeld.”
In zijn bezwaarschrift van 10 augustus 2000, gericht aan de minister van Sociale zaken en Werkgelegenheid herhaalde verzoekster haar verzoek om de verslagen te overhandigen.
3. Bij brief van 2 februari 2001 diende verzoekster een formeel verzoek in (op grond van de Wet openbaarheid van bestuur) bij de Arbeidsinspectie om de verslagen van 10 februari 2000 vrij te geven. Bij brief van 23 april 2001 wees de Arbeidsinspectie het verzoek af. Genoemde brief luidt onder meer als volgt:
“De Arbeidsomstandighedenwet geeft voor het invullen van niet concrete regelgeving, in een beperkt aantal artikelen, de Arbeidsinspectie de mogelijkheid om een voorschrift middels Eis nader in te vullen; artikel 27 Arbeidsomstandighedenwet 1998. Om een goed beeld te krijgen van de situatie die nader ingevuld moet worden `hoort' de Arbeidsinspectie medewerkers van het bedrijf.
Ook bij het stellen van de Eis aan (verzoekster; N.o.) zijn medewerkers gehoord.
Tijdens het horen van één van de medewerkers bent u zelf (de heer Me.; N.o.) aanwezig geweest en bij beide medewerkers is uw advocaat de heer J. aanwezig geweest. Omdat het horen alleen een functie had in de beeldvorming van de omstandigheden, zijn van deze gesprekken door de Arbeidsinspectie geen verslagen gemaakt in welke vorm dan ook.
Uw verzoek om verslagen van deze gesprekken kan derhalve niet gehonoreerd worden, omdat er geen verslagen zijn.”
Het bezwaarschrift dat verzoekster bij brief van 11 april 2001 had ingediend bij de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tegen het niet tijdig nemen van een beslissing op zijn Wob-verzoek, werd bij beslissing van 28 mei 2001 afgewezen. In die beslissing merkt de minister onder meer het volgende op:
“Echter, de brief van 23 april 2001 bevat slechts een mededeling van feitelijke aard. Er is geen sprake van een weigering om op grond van de Wob informatie te verstrekken, nu de door u gevraagde stukken niet aanwezig zijn. Van een op rechtsgevolg gericht besluit is terzake geen sprake.
(…)
Gezien het bovenstaande verklaar ik uw bezwaar van 11 april 2001 kennelijk niet-ontvankelijk.”
4. Bij brief van 29 juni 2001 stelde verzoekster beroep in bij de arrondissementsrechtbank te Arnhem tegen de beslissing van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om haar bezwaarschrift van 11 april 2001 niet-ontvankelijk te verklaren. Verzoekster voegde bij haar beroepschrift verklaringen van de heer Mez. en van haar advocaat, de heer J., die bij het gesprek op 10 februari 2000 aanwezig waren. De verklaring van de heer Mez. luidt onder meer als volgt:
“Op 10 februari 2000 ben ik samen met de heer Mi. verhoord.
Dit verhoor werd afgenomen door de inspecteurs S. en L. van de Arbeidsinspectie. Bij dit verhoor waren de heren Br. en mr. J. aanwezig.
Het onderwerp van het verhoor was de situatie omtrent de kooiladder bij (verzoekster; N.o.).
Tijdens dit verhoor heb ik gezien en gehoord dat er, naar aanleiding van de vragen en antwoorden, aantekeningen werden gemaakt door de heer S. en de heer L.
De heer J. heeft, voorafgaande aan het verhoor, specifiek verzocht om opmerkingen te noteren.”
De verklaring van de heer J., opgenomen in een brief aan verzoekster van 22 juni 2001, luidt onder meer als volgt:
“ U zond mij een fotokopie van de brief van de Arbeidsinspectie aan u van 23 april 2001 (…), waarin melding wordt gemaakt van het horen van twee medewerkers van uw bedrijf en waarin is te lezen: “Omdat het horen alleen een functie had in de beeldvorming van de omstandigheden, zijn van deze gesprekken door de Arbeidsinspectie geen verslagen gemaakt in welke vorm dan ook”.
Deze laatste mededeling strookt naar mijn mening niet met de feiten.
Op 10 februari 2000 ben ik vanaf 09.00 uur tot ongeveer 12.30 uur bij u op kantoor geweest. Het leeuwendeel van de tijd dat ik daar was, is besteed aan het volgen van de verhoren door de heren L. en S. van de Arbeidsinspectie van uw medewerkers Mi. en Mez., als getuigen in verband met het voornemen van de Arbeidsinspectie tot het stellen van een eis met betrekking tot de wijze waarop het reactorplatform in uw bedrijfshal kan worden bereikt en verlaten.
Beide medewerkers zijn uitvoerig en indringend bevraagd, waarbij ook door mij enige vragen aan de heren zijn voorgelegd.
Van deze ondervraging zijn door de heer L. uitvoerige aantekeningen gemaakt (meerdere pagina's vol), waarbij ik ook diverse malen heb gevraagd om bepaalde zaken uitdrukkelijk vast te leggen, volgens de verklaring van de betreffende getuige.
Aangezien beide verhoren tezamen wel 2 ½ uur hebben geduurd en daarbij uitvoerige aantekeningen zijn gemaakt door de heer L., ben ik van mening dat de mededeling in de brief, zoals hierboven weergegeven, niet klopt. Er moet immers in ieder geval een uitvoerig handgeschreven verslag van de heer L. zijn.
Zonodig ben ik bereid deze verklaring onder ede af te leggen.”
5. Op 21 december 2001 deed de rechtbank uitspraak: de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid had verzoekster wel ontvankelijk moeten verklaren en tot een inhoudelijke behandeling van de bezwaren moeten overgaan.
De minister ging in hoger beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. In het kader hiervan werd de heer L. van de Arbeidsinspectie door de minister gevraagd een aantal vragen inzake het vernietigen van zijn aantekeningen te beantwoorden. De heer L. reageerde hierop bij brief van 24 mei 2002 onder meer als volgt:
“1. Wanneer precies (anders bij zo exact mogelijke benadering) zijn de handgeschreven aantekeningen van het horen van de betreffende medewerkers bij (verzoekster; N.o.) vernietigd?
Reeds eerder is aan u medegedeeld dat de aantekeningen ruim voor het indienen van het Wob-verzoek vernietigd zijn.
Wanneer mijn aantekeningen van het horen van de medewerkers van (verzoekster; N.o.) precies weggegooid zijn, is voor mij onmogelijk te zeggen. Ik kan uitsluitend op basis van een reconstructie van de normaal door mij gevolgde werkwijze met betrekking tot aantekeningen aangeven in welke week dit naar alle waarschijnlijkheid heeft plaatsgevonden. Reconstructie:
Het horen van de medewerkers heeft plaats gevonden op 10 februari 2000, hierbij zijn door mij aantekeningen gemaakt.
Deze aantekeningen zijn, voor zover voor het opstellen van de eis relevant, door mij opgenomen in de concept "Eis Arbo", die ik ingeleverd heb bij de binnendienst in de 2 weken volgend op 10 februari, waarschijnlijk 21 februari omdat dit een Clusterdag was.
Vervolgens is de brief door de binnendienst uitgewerkt en verzend gereed gemaakt op 28 februari 2000.
Op dat moment ontvang ik een kopie van de originele brief in mijn postvak, die ik waarschijnlijk op 6 maart geleegd heb omdat dit weer een Clusterdag was. Op het moment dat ik dit kopie in mijn map van (verzoekster; N.o.) voeg, verwijder ik de aantekeningen uit mijn map. Dit heeft waarschijnlijk in week 10 plaatsgevonden (6 tot 12 maart 2000).
2. Wie c.q. in wiens opdracht zijn deze aantekeningen vernietigd?
Er is geen procedure vastgelegd hoe en wanneer aantekeningen wel of niet vernietigd moeten worden. Ik ga er vanuit dat het mijn aantekeningen zijn en dat ik zelf bepaal wanneer ik deze vernietig.
3. Waarom zijn deze aantekeningen vernietigd?
Per jaar maak ik tussen de 240 en 300 bedrijfsbezoeken, bij al deze bezoeken maak ik aantekeningen om deze vervolgens thuis uit te werken in handhavingsbrieven. Op het moment dat ik de brieven in definitieve fase als kopie ontvangen heb vernietig ik meestal mijn aantekeningen.
Uitzondering hierop zijn de aantekeningen van strafrechtelijke zaken zoals Processen-verbaal naar aanleiding van ongevallen en ongevallenboeterapporten, hiervan bewaar ik de aantekeningen in mijn archief. De rede hiervoor is dat vaak na een aantal jaren een zaak pas voor de rechtbank komt en ik behoefte heb om op dat moment mijn aantekeningen nog eens door te kijken.
Ik heb er geen bezwaar tegen als deze verklaring aan de Raad van State wordt gezonden.”
De Afdeling bestuursrechtspraak deed op 13 november 2002 uitspraak: het beroep werd ongegrond verklaard.
6. Verzoekster had inmiddels bij brief van 26 juni 2002 een klacht over de gang van zaken rond het vernietigen van de aantekeningen ingediend bij de Arbeidsinspectie. De klachtbrief luidt onder meer als volgt:
“Bij deze wenden wij ons tot u met een klacht over de heer L., inspecteur bij de Arbeidsinspectie Regio Oost. Wij beginnen met de weergave van de klacht om vervolgens een beschrijving te geven van de feiten die aanleiding hebben gegeven deze klacht bij u in te dienen. Wij sluiten af met een conclusie.
Klacht:
In tegenstelling tot wat men van een overheidsambtenaar mag verwachten heeft de heer L. eigenmachtig een document vernietigd dat voor (verzoekster; N.o.) van groot belang was in verband met een administratieve procedure. De heer L. was op de hoogte van het belang dat (verzoekster; N.o.) bij dit document had.
Feiten en omstandigheden die tot de klacht aanleiding hebben gegeven:
Op maandag 22 november 1999 heeft de heer L. samen met de heer B. een inspectie uitgevoerd bij ons bedrijf (…). Naar aanleiding van dit bezoek hebben wij een Arbo-eis opgelegd gekregen. (…)
Voorafgaand aan de oplegging van de eis zijn twee van onze medewerkers in het bijzijn van onze advocaat gehoord. (…)
Over de verslagen:
Van het horen is door de heer L. in overleg met (verzoekster; N.o.) een verslag gemaakt. Tijdens het horen heeft onze advocaat meerdere malen verzocht om een aantal punten specifiek in het verslag op te nemen, wat ook is gebeurd. Daarbij werd afgesproken dat (verzoekster; N.o.) een afschrift van de verslagen zou krijgen.
Over de vernietiging van de verslagen:
Aangezien wij bezwaar hebben gemaakt tegen de Arbo-eis, hebben wij de Arbeidsinspectie Regio Oost verzocht ons een kopie van de aantekeningen toe te sturen. In de Arbo-eis is namelijk niets terug te vinden van de opmerkingen die op ons verzoek in het verslag zijn op genomen. Dat is des te schrijnender aangezien juist deze punten voor (verzoekster; N.o.) positief zijn. Aangezien wij nimmer de verslagen hadden ontvangen hebben wij in de week dat wij de Arbo-eis ontvingen telefonisch verzocht ons de verslagen te sturen. Daarop is geen reactie gekomen. Vervolgens hebben wij op 3 april 2001 ons eerste schriftelijke verzoek gezonden. Dit verzoek is vier keer herhaald. (…) Telkens werd ons verzoek afgewezen met het argument dat nimmer verslagen waren gemaakt in welke vorm dan ook. (…)
Pas in het verweerschrift gericht aan de bestuursrechter, dat is opgesteld door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (verder SZW), werd erkend dat de verslagen wel waren gemaakt maar dat deze niet meer voorhanden waren. (…) Waarom de verslagen niet voorhanden waren bleek pas na de mondelinge behandeling van de voorlopige voorziening in verband met de Arbo-eis. Toen heeft de heer S. ons medegedeeld dat de verslagen waren vernietigd.
De toedracht van de vernietiging hebben wij onlangs mogen vernemen. In verband met de behandeling van het hoger beroep bij de Raad van State, met betrekking tot ons WOB-verzoek, hebben wij het ministerie van SZW verzocht de toedracht van de vernietiging te achterhalen. Op 18 juni 2002 ontvingen wij de reactie van de heer L. op het verzoek (…) van het ministerie om een en ander toe te lichten. (…)
Over de toedracht van de vernietiging:
Ten eerste weet de heer L. niet precies wanneer hij de verslagen heeft vernietigd in plaats daarvan maakt hij een theoretische reconstructie van het gebeuren. Dit verbaast ons zeer om twee redenen:
Tijdens het horen hebben wij al aangegeven een exemplaar van de verslagen te willen ontvangen.
Vlak na het horen komt bij de Arbeidsinspectie ons bezwaar tegen de Arbo-eis binnen.
Volgens ons zijn dit twee belangrijke redenen waarom de heer L. zich goed zou moeten herinneren wanneer hij de verslagen heeft vernietigd.
Ten tweede is de heer L. van mening dat de aantekeningen zijn bezit zijn en dat hij zelf mag beslissen of hij de verslagen al dan niet vernietigd. De aantekeningen zijn het bezit van het ministerie van SZW. Bovendien mag de heer L. niet zomaar informatie vernietigen. Zeker niet als die informatie belangrijk is voor de rechtsbescherming van burgers.
Ten derde geeft de heer L. in voornoemde brief aan dat hij ingeval er aantekeningen zijn gemaakt in verband met een strafzaak hij deze bewaart totdat de zaak voor de rechter is. De reden hiervoor is dat de behandeling van strafzaken lang op zich kan laten wachten en hij dan graag zijn aantekeningen wil inzien. Wij wijzen erop dat niet alleen strafzaken lang op zich kunnen laten wachten, hetzelfde geldt voor bestuursrechtelijke zaken. Illustratief hiervoor is het beroep dat aanhangig is tegen de opgelegde Arbo-eis. Behandeling daarvan zal naar verwachting tot het einde van dit jaar op zich laten wachten. Wij begrijpen niet waarom de documentatie alleen ten behoeve van de inspecteur bewaard zou moeten blijven.
Redenen waarom de verslagen niet vernietigd hadden mogen worden:
(Verzoekster; N.o.) heeft belang bij de verslagen omdat daarin een aantal punten zijn opgenomen die positief zijn voor haar maar niet in de Arbo-eis zijn opgenomen.
De heer L. was ervan op de hoogte dat de verslagen voor ons van belang waren. Hij heeft de opmerkingen namelijk zelf in de verslagen opgenomen.
Wij hebben speciaal verzocht een verslag van het horen te maken zodat achteraf geen discussie over het besprokene zou kunnen ontstaan.
Voor de vernietiging was de heer L. bekend met onze wens de verslagen te ontvangen. In weerwil daarvan zijn de verslagen toch vernietigd.
De aantekeningen zijn nooit het bezit geweest van de heer L.
De aantekeningen zijn vernietigd in de periode dat er nog bezwaar tegen de Arbo-eis openstond.
De heer L. geeft aan dat hij zelf graag gebruik maakt van aantekeningen indien een zaak voor de rechter komt.
Des te meer aanspraak zou degene, die de aantekeningen niet heeft opgesteld en gebruikt, hebben op het gebruik in een rechtszaak.
Overige kritiek op het handelen van de heer L. in deze:
Tot het laatste moment heeft de heer L. het bestaan van de verslagen ontkend. Daarna heeft hij zolang mogelijk geweigerd volledige openheid van zaken te geven. Tot op heden weten wij niet of er nu wel volledige openheid van zaken is gegeven. Het tijdstip van de vernietiging staat tot op heden niet vast. (…)
Door het handelen van de heer L. is de rechtsgang ernstig belemmerd. Concluderend menen wij dat het hierboven vermelde voldoende aanleiding geeft formeel een klacht in te dienen over de handelswijze van de heer L. in deze.”
7. Op 16 juli 2002 werd de heer Me. gehoord in het kader van de behandeling van de klacht. Het verslag van de hoorzitting luidt onder meer als volgt:
“De heer W. opent het gesprek en geeft aan dat in de brief van (verzoekster; N.o.) twee klachten worden genoemd waarvan de tweede feitelijk nog niet is ingediend. Hij geeft aan dat deze hoorzitting zich derhalve beperkt tot de eerste klacht.
De heer W. geeft een nadere toelichting op de procedure met betrekking tot de afhandeling van de klacht. Zowel (verzoekster; N.o.) (klager) als de heer L. (beklaagde) zullen worden gehoord en hiervan zal een verslag worden gemaakt. Dit verslag zal eerst voor akkoord worden voorgelegd aan de gehoorde en vervolgens voor een reactie aan de wederpartij. Vervolgens zal de heer W. schriftelijk en gemotiveerd een uitspraak doen. De afhandeling van de klacht dient in principe binnen 6 weken te gebeuren, maar omdat verwacht wordt dat deze termijn, mede gelet op de vakantieperiode, niet toereikend is, zal deze termijn met enkele weken worden verlengd.
Vervolgens wordt (de heer Me.) gevraagd zijn klacht nader te motiveren:
(De heer Me.; N.o.) geeft aan dat, om de klacht inhoudelijk goed te kunnen begrijpen, het nodig is om de achtergrond te kennen. Volgens (de heer Me.; N.o.) doet de heer L. zijn werk niet goed. Er wordt bij (verzoekster; N.o.) gezocht naar dingen die er niet zijn. De heer L. zou volgens (de heer Me.; N.o.) tegen een aantal van zijn medewerkers gezegd hebben dat hij het bedrijf ging sluiten. Hij heeft het gevoel dat de heer L. zich vergaloppeerd heeft bij het onderwerp kooiladder. Als de kooiladder verboden zou zijn, dan had (de heer Me.; N.o.) deze situatie best wel aangepast. Maar de jurisprudentie op dit gebied, die was toegezegd na een gesprek met (…) (voormalig directeur Arbeidsinspectie regio Oost) heeft (de heer Me.; N.o.) nooit ontvangen. De heer L. wil niet inzien dat hij een fout heeft gemaakt. Hij heeft zich vastgebeten in het feit dat de kooiladder bij (verzoekster; N.o.) weg moet. Dit is naar de mening van (de heer Me.; N.o.) ook de reden waarom het verslag van de zitting voorafgaande aan de eis is vernietigd. Volgens (de heer Me.; N.o.) heeft de heer L. gezegd dit willens en wetens te hebben gedaan. Het was zijn eigendom. Volgens (de heer Me.; N.o.) was echter expliciet afgesproken dat er een verslag zou worden gemaakt en dat (de heer Me.; N.o.) een afschrift van het verslag zou krijgen. Dat afschrift is nooit ontvangen.
Door de advocaat van (verzoekster; N.o.) zijn opmerkingen gemaakt ten bate van dit verslag. Ook zijn er medewerkers gehoord. Doordat het verslag is vernietigd is niet meer aan te tonen dat er verschil van inzicht was over het onderwerp kooiladder tussen (verzoekster; N.o.) en de Arbeidsinspectie. In de eis is volgens (de heer Me.; N.o.) niet alle informatie gebruikt die tijdens de hoorzitting naar voren kwam. De verslaglegging had (verzoekster; N.o.) kunnen helpen in de procedure bij het in beroep gaan tegen de eis. Nu moest (verzoekster; N.o.) deze andere zienswijze zelf naar voren brengen.
(De heer Me.; N.o.) geeft ook aan dat er een willekeur door de Arbeidsinspectie wordt gehanteerd bij het inspecteren van bedrijven. (De heer Me.; N.o.) vraagt zich af waarom zijn buurman niet geïnspecteerd wordt terwijl zijn bedrijf met grote regelmaat wordt geïnspecteerd. Hij krijgt het gevoel onevenredig veel aandacht te krijgen en vraagt zich af hoe dat komt. Dit geldt ook voor de aandacht die andere inspectiediensten voor zijn bedrijf hebben. Hij vermoedt dat er geklaagd wordt, bijvoorbeeld door de eigenaar van het naburige bedrijf. Nu er sinds korte tijd een andere buurman in dit bedrijf gevestigd is, wordt deze door de brandweer wel aangesproken op het onderwerp vluchtweg, terwijl voorheen niks gebeurde. (De heer Me.; N.o.) denkt dat zijn voormalige buurman een notabele is en daarom geen inspecties krijgt. (De heer Me.; N.o.) meldt ook dat geen van zijn branchegenoten door de Arbeidsinspectie op kooiladders is geïnspecteerd.
De heer W. zegt toe, in het kader van deze klacht, de werkwijze van de heer L. te zullen toetsen aan de bij de Arbeidsinspectie gangbare handhavings-procedure. Daarnaast zal ook onderzocht worden of (verzoekster; N.o.) de afgelopen jaren onterecht onevenredig veel aandacht heeft gekregen.”
8. Bij brief van 26 juli 2002 gaf verzoekster een reactie op het verslag van de hoorzitting van 16 juli 2002. Haar reactie luidt onder meer als volgt:
“In het verslag staat -en ik citeer - het volgende:
"(...) In de eis is volgens (de heer Me.; N.o.) niet alle informatie gebruikt die tijdens de hoorzitting naar voren kwam. De verslaglegging had (verzoekster; N.o.) kunnen helpen in de procedure bij het in beroep gaan tegen de eis. Nu moest (verzoekster; N.o.) deze andere zienswijze zelf naar voren brengen.(...)"
Bovengenoemde is geheel correct, maar mist een essentieel punt en is derhalve niet volledig. Tijdens de hoorzitting met de heer L. hebben wij onze zienswijze naar voren gebracht. Waar het om gaat is dat er tijdens die zitting reacties zijn gegeven op onze zienswijze. Deze reacties spraken in ons voordeel en daarmee dus in het nadeel van de Arbeidsinspectie. Menige vragen van onze kant werden voor ons positief beantwoord. Op aanbeveling van ons werden die antwoorden en reacties opgenomen in het verslag.
Met het vernietigen van het verslag zijn ook de reacties en antwoorden van de Arbeidsinspectie verloren gegaan die juist zo gunstig voor (verzoekster; N.o.) zijn. De Arbeidsinspectie, meer in het bijzonder de heer L., heeft ook ingezien dat het verslag in ons voordeel sprak. Wellicht heeft de heer L. na het meerdere malen lezen van het verslag gezien dat er toch ongunstige dingen door en voor de Arbeidsinspectie waren gezegd. Na vernietiging waren die plotsklaps verdwenen.
Tijdens de rechtszitting zijn desbetreffende punten dan ook verloren gegaan. Onze zienswijze was uiteraard min of meer het zelfde als tijdens de hoorzitting. Echter de voor ons zo gunstige reacties hierop werden tijdens de rechtszitting niet meer gegeven. Dezelfde vragen als tijdens de hoorzitting werden nu niet meer positief beantwoord door de Arbeidsinspectie.
Het belang van het desbetreffende verslag was dus groter dan dat u laat voorkomen in uw verslag. U zegt dat het verslag van de heer L. ons had kunnen helpen in de procedure bij het in beroep gaan tegen de eis. Het had ons niet kunnen helpen, het had gewoonweg geholpen. Door vernietiging van het verslag zijn wij direct in onze belangen geschaadt. De heer L. heeft hierdoor de rechtsgang ernstig gehinderd.”
9. Bij brief van 9 augustus 2002 zond de Arbeidsinspectie verzoekster een afschrift van het verslag van de hoorzitting van 18 juli 2002 waarbij de heer L. was gehoord. De brief van 9 augustus 2002 luidt onder meer als volgt:
“Hierbij doe ik u conform de afspraak het verslag van het horen van de heer L. toekomen.
Bij deze verzoek ik u om uw commentaar hierop aan mij toe te willen zenden.
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van uw reactie zal ik u informeren over de uitkomst van het onderzoek.”
Het verslag waarnaar wordt verwezen luidt onder meer als volgt:
“Vervolgens wordt dhr. L. gevraagd naar zijn mening over de nu voorliggende klacht:
Dhr. L. geeft aan dat alle inspecties bij (verzoekster; N.o.) niet uit eigen beweging zijn uitgevoerd, maar dat deze het gevolg waren van bij de Arbeidsinspectie binnengekomen reactieve signalen en op verzoek van (verzoekster; N.o.) zelf. Reactieve signalen betreffen klachten, meldingen van incidenten, calamiteiten, ongevallen etc.
Dhr. L. geeft aan dat de aanwezige kooiladder bij (verzoekster; N.o.) een gevaar vormt bij calamiteiten. Dhr. L. geeft aan dat er eerst een brief naar het bedrijf is gestuurd waarin is opgenomen dat er een eis geformuleerd zou worden en waarin ook een globale omschrijving van de eis staat, een zogenoemde "Kennisgeving eis". (Verzoekster; N.o.) heeft op deze brief gereageerd en in overleg met (de heer Me.; N.o.) is afgesproken dat dhr. B. en dhr. L. medewerkers van (verzoekster; N.o.) zullen horen. Dit is gebeurd door de dhr. L. en dhr. S. (Hoofdinspecteur Arbeidsinspectie). De advocaat van (verzoekster; N.o.) was hierbij aanwezig.
Dhr. L. geeft aan dat de twee medewerkers zijn gehoord om een betere beeldvorming te krijgen van het gebruik van de kooiladder en waren nodig om de eis te kunnen formuleren. Tijdens het horen gaven beide aan geen gevaar te zien in het gebruik van de kooiladder, deze opmerkingen zijn in de eis verwoord. De aantekeningen die tijdens dit horen gemaakt zijn, zijn vernietigd kort na afgifte van de beslissing van 28 februari 2000.
Ook (de heer Me.; N.o.) is gehoord in het kader van het geven van de zienswijze van de belanghebbende. Van deze zienswijze is een verklaring gemaakt en aan de eis toegevoegd. De procedure met betrekking tot het opleggen van een eis is aan (de heer Me.; N.o.) uitgelegd. Dhr L. zegt nooit gesproken te hebben over het maken van een verslag van het horen van de twee medewerkers. Ook is geen toezegging gedaan over het toesturen van aantekeningen. Dhr L. heeft het gevoel dat zijn woordgebruik door (de heer Me.; N.o.) net iets anders wordt geïnterpreteerd.
Dhr. L. geeft aan dat hij in zijn ogen gehandeld heeft conform de interne instructie van de Arbeidsinspectie.”
10. Verzoekster reageerde op het verslag van de hoorzitting van 18 juli 2002 bij brief van 6 september 2002. In die brief merkt verzoekster onder meer het volgende op:
“Echter hebben we ook hier, net zoals bij "onze" hoorzitting, nog enig commentaar.
De heer L. geeft in bovengenoemd verslag aan dat alle inspecties bij (verzoekster; N.o.) zijn verricht naar aanleiding van binnen gekomen reactieve signalen en niet uit eigen beweging. Zoals Dhr. L. zelf heeft ondervonden waren de meeste klachten ongegrond en zelfs overbodig. Het is hoogst waarschijnlijk dat de (meeste) reactieve signalen zijn binnengekomen door één-en-dezelfde persoon. Hoe het ook moge zijn, het was ook voor de heer L. duidelijk dat de meeste klachten onnodig waren. Echter bleef de heer L. vrolijk verder inspecteren. Dus in die zin kan men toch ook wel spreken dat Dhr. L. uit eigen beweging inspecties uitvoerde, althans indirect uit eigen beweging.
Wij blijven dan ook van mening dat er sprake is van enige willekeur bij de Arbeidsinspectie bij het inspecteren van bedrijven.
Verder geeft Dhr. L. aan dat er met de twee medewerkers gesproken zou zijn over de veiligheid van de kooiladder. Deze bewering is onjuist. In desbetreffend gesprek met de twee medewerkers kwam alleen het welzijn van de werknemers ter sprake. Het is ook daarom dat een van de medewerkers zei dat hij liever een lift wilde i.p.v. een kooiladder.
In bovengenoemde hoorzitting geeft de heer L. ook aan nooit gesproken te hebben over het maken van een verslag van het horen van twee medewerkers. Ook zou er geen toezegging zijn gedaan over het toesturen van dit verslag. Zijn woordgebruik zou door (de heer Me.; N.o.) verkeerd zijn geïnterpreteerd. Hiervan is absoluut geen sprake. Desbetreffende aanwezige advocaat, de twee medewerkers én (de heer Me.; N.o.) zijn dezelfde mening toegedaan; namelijk dat de heer L. heeft toegezegd een verslag te maken en die vervolgens op te sturen. Of zouden zij allemaal de woorden van de heer L. verkeerd hebben geïnterpreteerd? Het kan niet anders zijn dat ook u inziet dat de heer L. hierover niet de waarheid spreekt. Wij verwachten dan ook niet anders dan dat u onze klacht gegrond verklaard.”
11. Op 10 september 2002 ontving verzoekster de reactie van de Arbeidsinspectie van 6 september 2002 op haar klacht. De reactie luidt onder meer als volgt:
“Hierbij doe ik u de uitslag toekomen van het door mij ingestelde onderzoek naar de door u bij de Arbeidsinspectie regio oost op 26 juni j.l. ingediende klacht tegen inspecteur L.
Uw klacht betreft het eigenmachtig vernietigen van een voor (verzoekster; N.o.) belangrijk document door inspecteur L. Dit document betreft een verslag van de bijeenkomst op 10 februari 2000 waarbij een tweetal medewerkers van (verzoekster; N.o.) door de Arbeidsinspectie (de inspecteurs L. en S.) is bevraagd met betrekking tot het voornemen tot het stellen van een eis wegens een overtreding van de Arbeidsomstandighedenwet.
Naar aanleiding van uw klacht bent u (de heer Me.: N.o.) en de heer L. gehoord. Van deze beide hoorzittingen zijn verslagen opgesteld die u zijn toegezonden.
Met betrekking tot uw klacht heb ik de handelwijze van de heer L. getoetst aan de bij de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie en de gebruikelijke werkwijze voor het stellen van een eis.
De bij de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie en de gebruikelijke werkwijze voor het stellen van een eis houden het volgende in.
Indien bij een inspectie de te stellen eis en de gevolgen daarvan voor de belanghebbende nog niet goed in te schatten zijn, moet de Arbeidsinspectie de belanghebbende eerst een schriftelijke kennisgeving toezenden waarin het voornemen tot het stellen van een eis is opgenomen. Verder worden in deze kennisgeving de zakelijke elementen van de eis vermeld en wordt de belanghebbende geïnformeerd dat hij zijn zienswijze hierover schriftelijk of mondeling bij de inspecteur naar voren kan brengen, binnen een termijn van twee weken (zie hiervoor ook artikel 4.8 en 4:9 van de Algemene wet bestuursrecht). Indien de belanghebbende zijn zienswijze mondeling naar voren brengt, dan moet de inspecteur hiervan een verslag maken, waarin de zienswijze van de belanghebbende wordt vastgelegd. Op verzoek van belanghebbende wordt een afschrift van het verslag aan hem toegezonden. Indien de belanghebbende zijn zienswijze schriftelijk kenbaar maakt, dan wordt deze reactie eveneens in het bedrijfsdossier opgenomen. Daarnaast geldt dat indien er met betrekking tot de overtreding waarvoor een kennisgeving van het stellen van een eis is uitgegaan, ook verplichtingen op werknemers van belanghebbende rusten, dat ook deze werknemers in de gelegenheid gesteld moeten worden om hun zienswijze kenbaar te maken.
Voorts is het tijdens voormelde procedure gebruikelijk dat naast de eigen waarnemingen van feiten en omstandigheden door de inspecteur ook werknemers in het kader van kennisvergaring kunnen worden bevraagd. Hiervan maakt de inspecteur aantekeningen die uiteindelijk worden verwerkt in de schriftelijke afhandeling van de inspectie naar het geïnspecteerde bedrijf. Alle inspecties worden door de Arbeidsinspectie schriftelijk afgehandeld, ook indien er geen overtredingen worden geconstateerd. Het maken van aantekeningen is nodig omdat per dag meerdere inspecties bij bedrijven plaats vinden en het risico zou kunnen bestaan dat zonder deze aantekeningen feiten onjuist weergegeven worden, verwisseld worden of zelfs verloren kunnen gaan. Deze aantekeningen verliezen voor de inspecteur hun waarde op het moment dat in de schriftelijke afdoening naar de werkgever de aantekeningen hun functie hebben vervuld, bijvoorbeeld doordat de kern van de aantekeningen in de schriftelijke afdoening is verwerkt, en worden vervolgens vernietigd.
Het opstellen van een verslag van de bevraging van werknemers in het kader van vorenbedoelde kennisvergaring door de inspecteur is niet voorgeschreven en niet gebruikelijk.
De (door inspecteur L.) gevolgde werkwijze in verband met het stellen van een eis aan uw onderneming is de volgende.
Op 22 november 1999 is door de Arbeidsinspectie een inspectie uitgevoerd in uw bedrijf. Naar aanleiding van deze inspectie bent u bij brief van 30 december op de hoogte gesteld van het voornemen om een eis te stellen, de zogenaamde kennisgeving. Middels deze kennisgeving bent u geïnformeerd over de zakelijke elementen van de eis en bent u als belanghebbende geïnformeerd over de mogelijkheid om uw zienswijze met betrekking tot het voornemen tot het stellen van een eis naar voren te brengen. Bij brief van 24 januari 2000 is u nog een nadere motivering terzake van het voornemen toegezonden en is de afspraak met de heer L. om uw zienswijze kenbaar te maken, bevestigd. Vervolgens heeft op 10 februari 2000 een gesprek plaatsgevonden tussen u en de heer L., waarbij u uw zienswijze ten aanzien van het voornemen tot het stellen van een eis heeft kenbaar heeft gemaakt. Van dit gesprek is een verslag opgesteld, dat u als bijlage bij de beslissing tot het opleggen van een eis van 28 februari 2000, is toegezonden.
Daarnaast heeft op 10 februari 2000 ook een gesprek plaatsgevonden tussen de heren L. en S. en twee van uw werknemers. Dit gesprek vond plaats in het kader van algemene kennisvergaring door de inspecteurs van de Arbeidsinspectie en niet vanwege de omstandigheid dat er met betrekking tot de overtreding waarvoor een kennisgeving tot het stellen van een eis is uitgegaan, ook verplichtingen op deze werknemers rusten op grond waarvan deze werknemers in de gelegenheid gesteld hadden moeten worden om hun zienswijze kenbaar te maken. Tijdens dit gesprek zijn door de heer L. aantekeningen gemaakt. De kern van de inhoud van deze aantekeningen is door de heer L. opgenomen in de beslissing van 28 februari 2000, van het gesprek met twee van uw werknemers is geen verslag opgesteld. Kort na afgifte van de beslissing van 28 februari 2000 heeft de heer L. deze aantekeningen vernietigd.
Uit het bovenstaande leid ik af dat de heer L. tijdens de procedure die heeft geleid tot het stellen van een eis aan uw bedrijf, niet in afwijking van de voor de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie voor het stellen van een eis, noch in afwijking van de bij de Arbeidsinspectie gebruikelijke werkwijze, heeft gehandeld.
Uit de hoorzittingen die naar aanleiding van uw klacht zijn gehouden, blijkt dat er verschil van inzicht bestaat tussen u en de heer L. over wat er is toegezegd. U verkeert in de overtuiging dat u is toegezegd dat u een verslag zou ontvangen waarin ook de gesprekken met uw beide medewerkers zijn opgenomen. De heer L. stelt daarentegen nooit gesproken te hebben over het maken van een verslag van het horen van uw twee medewerkers. Ook stelt hij dat hij geen toezegging heeft gedaan over het toesturen van de aantekeningen die hij heeft gemaakt naar aanleiding van de gesprekken met uw medewerkers.
Gezien de feitelijke gang van zaken, de werkinstructie terzake en de gebruikelijke werkwijze van de Arbeidsinspectie in soortgelijke situaties, ligt het niet in de rede dat de heer L. u zou hebben toegezegd een verslag op te stellen naar aanleiding van zijn gesprek met twee van uw medewerkers, noch dat de heer L. u zou hebben toegezegd dat hij zijn tijdens dit gesprek gemaakte aantekeningen aan u zou toezenden. Klaarblijkelijk zijn met betrekking tot het verslag verschillende verwachtingen ontstaan doordat in de communicatie met betrekking tot het verslag het voor u onvoldoende duidelijk is geworden in welke situatie een verslag opgesteld behoort te worden. Hierdoor wijkt uw interpretatie af van hetgeen hier door de Arbeidsinspectie onder wordt verstaan. Wellicht is deze situatie versterkt door de passage uit de eis "Gelijktijdig zijn u en de betrokken werknemers in de gelegenheid gesteld de zienswijze hierover kenbaar te maken bij inspecteur de heer L. van mijn dienst". Deze passage zou inderdaad ten onrechte de suggestie kunnen hebben gewekt dat uw medewerkers als belanghebbenden zouden zijn aangemerkt en hun opmerkingen dientengevolge in een verslag opgenomen hadden moeten worden. Indien en voorzover de ongelukkige formulering tot verwarring terzake heeft geleid, dan betreur ik dat.
Op basis van de hierbovengenoemde bevindingen kom ik tot de volgende conclusie. Uw klacht betreffende het ten onrechte eigenmachtig door de heer L. vernietigen van een verslag van het gesprek met twee van uw medewerkers dat op 10 februari 2000 heeft plaatsgevonden, verklaar ik ongegrond. Een dergelijk verslag is nimmer opgesteld en behoefde ook niet opgesteld te worden. Voorzover uw klacht ziet op het ten onrechte eigenmachtig door de heer L. vernietigen van zijn aantekeningen van het gesprek met twee van uw medewerkers dat op 10 februari 2000 heeft plaatsgevonden, verklaar ik uw klacht eveneens ongegrond. Er is geen voorschrift op basis waarvan de heer L. de aantekeningen niet had mogen vernietigen na de essentie ervan in de beslissing van 28 februari 2000 te hebben opgenomen en voorts acht ik het op basis van het voorgaande niet aannemelijk dat de heer L. u zou hebben toegezegd dat hij u deze aantekeningen zou verstrekken.(…)
Tot slot deel ik u nog het volgende mede. Tijdens de hoorzitting gaf u verder aan dat bij de Arbeidsinspectie sprake is van willekeur ten aanzien van het inspecteren van bedrijven. Zo zou uw buurman niet worden geïnspecteerd terwijl uw bedrijf met grote regelmaat onderwerp van inspectie is. Ik heb u tijdens dit gesprek toegezegd dat ik zou nagaan of er van een dergelijke onevenredige en onterechte aandacht voor uw bedrijf sprake was. De uitkomst van dit onderzoek leidt tot de volgende conclusie:
Het is niet juist dat uw buurman niet door de Arbeidsinspectie zou zijn geïnspecteerd. Eén keer heeft de Arbeidsinspectie zelfs op uw verzoek een inspectie bij dat bedrijf uitgevoerd.
Ook is er geen sprake van onevenredig veel aandacht voor uw bedrijf. Het is wel zo dat uw bedrijf met een grotere frequentie door onze dienst is geïnspecteerd. Het initiatief hiertoe is echter niet uitgegaan van de heer L. maar geschiedde in opdracht van de administratie die hiervoor de nodige reactieve signalen (klachten, meldingen, incidenten, ongevallen etc.) ontving. De hogere inspectiefrequentie voor uw bedrijf komt derhalve voort uit het aantal bij de Arbeidsinspectie binnengekomen reactieve signalen, van willekeur is geen sprake. Mijn conclusie is dat de Arbeidsinspectie deze wijze van inspecteren eveneens conform de geldende procedures heeft uitgevoerd.”
B. Standpunt verzoekster
Voor het standpunt van verzoekster wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
C. Standpunt Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Bij brief van 7 februari 2003 reageerde de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder meer als volgt op de klacht van verzoekster:
Alvorens in te gaan op bovengenoemde klacht, zal ik eerst in algemene zin ingaan op de bij de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie en de gebruikelijke werkwijze in de situatie dat er tijdens een inspectie bij een bedrijf een overtreding van de Arbeidsomstandighedenwetgeving wordt geconstateerd en gebruik gemaakt wordt van de bevoegdheid tot het stellen van een eis op grond van artikel 27 van de Arbeidsomstandighedenwet. Vervolgens zal ik aangeven welke werkwijze is gevolgd bij het opleggen van een eis aan (verzoekster; N.o.).
Geldende werkinstructie en gebruikelijke werkwijze bij het stellen van een eis
Indien de inspecteur bij de inspectie door de belanghebbende zelf te woord wordt gestaan én de te stellen eis en de gevolgen hiervan zijn voor de werkgever volkomen helder en goed in te schatten, dan stelt de inspecteur de werkgever ter plekke op de hoogte van het voornemen een eis te stellen. De inspecteur stelt belanghebbende vervolgens direct in de gelegenheid zijn zienswijze hierover (mondeling) naar voren te brengen. Indien de inspecteur bij de inspectie niet door belanghebbende zelf te woord wordt gestaan of de te stellen eis en de gevolgen daarvan voor de belanghebbende nog niet goed in te schatten zijn, dient de Arbeidsinspectie de belanghebbende eerst een schriftelijke kennisgeving toe te zenden waarin het voornemen tot het stellen van een eis is opgenomen. Verder worden in deze kennisgeving de zakelijke elementen van de eis vermeld en wordt de belanghebbende geïnformeerd dat hij zijn zienswijze hierover schriftelijk of mondeling bij de inspecteur naar voren kan brengen, binnen een termijn van twee weken (zie artikel 4.8 en 4.9 van de Algemene wet bestuursrecht). Indien de belanghebbende zijn zienswijze mondeling naar voren brengt, dan moet de inspecteur hiervan een verslag maken, waarin de zienswijze van de belanghebbende wordt vastgelegd. Op verzoek van belanghebbende wordt een afschrift van het verslag aan hem toegezonden. Indien de belanghebbende zijn zienswijze schriftelijk kenbaar maakt, dan wordt deze reactie eveneens in het bedrijfsdossier opgenomen. Daarnaast geldt dat indien er met betrekking tot de overtreding waarvoor een kennisgeving van het stellen van een eis is uitgegaan, ook verplichtingen op werknemers van belanghebbende rusten, dat ook deze werknemers in de gelegenheid gesteld moeten worden om hun zienswijze kenbaar te maken.
Voorts is het tijdens voormelde procedure gebruikelijk dat naast de eigen waarnemingen van feiten en omstandigheden door de inspecteur in het kader van kennisvergaring ook werknemers kunnen worden bevraagd. Hiervan maakt de inspecteur aantekeningen die uiteindelijk worden verwerkt in de schriftelijke afhandeling van de inspectie naar het geïnspecteerde bedrijf. Alle inspecties worden door de Arbeidsinspectie schriftelijk afgehandeld, ook indien er geen overtredingen worden geconstateerd. Het maken van aantekeningen is nodig omdat per dag meerdere inspecties bij bedrijven plaats vinden en het risico zou kunnen bestaan dat zonder deze aantekeningen feiten onjuist weergegeven worden, verwisseld worden of zelfs verloren kunnen gaan. Deze aantekeningen verliezen voor de inspecteur hun waarde op het moment dat in de schriftelijke afdoening naar de werkgever de aantekeningen hun functie hebben vervuld, bijvoorbeeld doordat de kern van de aantekeningen in de schriftelijke afdoening is verwerkt, en worden vervolgens vernietigd. Het opstellen van een verslag van de bevraging van werknemers in het kader van vorenbedoelde kennisvergaring door de inspecteur is niet voorgeschreven en niet gebruikelijk. Als bijlage treft u aan de interne instructie van de Arbeidsinspectie met betrekking tot de procedure voorafgaand aan het stellen van een eis.
Gevolgde werkwijze bij het stellen van een eis aan (verzoekster; N.o.)
Op 22 november 1999 is door de Arbeidsinspectie een inspectie uitgevoerd bij (verzoekster; N.o.). Naar aanleiding van deze inspectie is (de heer Me.; N.o.) bij brief van 30 december 2000 op de hoogte gesteld van het voornemen om een eis te stellen, de zogenaamde kennisgeving. Middels deze kennisgeving is (de heer Me.; N.o.) geïnformeerd over de zakelijke elementen van de eis en is (de heer Me.; N.o.) als belanghebbende geïnformeerd over de mogelijkheid om zijn zienswijze met betrekking tot het voornemen tot het stellen van een eis naar voren te brengen. Bij brief van 24 januari 2000 is (de heer Me.; N.o.) nog een nadere motivering terzake van het voornemen toegezonden en is de afspraak met de inspecteur van de Arbeidsinspectie, de heer L., om zijn zienswijze kenbaar te maken, bevestigd. Vervolgens heeft op 10 februari 2000 een gesprek plaatsgevonden tussen (de heer Me.; N.o.) en de heer L., waarbij (de heer Me.; N.o.) zijn zienswijze ten aanzien van het voornemen tot het stellen van een eis kenbaar heeft gemaakt. Van dit gesprek is een verslag opgesteld, dat (de heer Me.; N.o.) als bijlage bij de beslissing tot het stellen van een eis van 28 februari 2000, is toegezonden. Daarnaast heeft op 10 februari 2000 ook een gesprek plaatsgevonden tussen twee inspecteurs van de Arbeidsinspectie, de heren L. en S. en twee werknemers van (de heer Me.; N.o.). Dit gesprek vond plaats in het kader van algemene kennisvergaring door de inspecteurs en niet vanwege de omstandigheid dat er met betrekking tot de overtreding waarvoor een kennisgeving tot het stellen van een eis is uitgegaan, ook verplichtingen op deze werknemers rusten op grond waarvan deze werknemers in de gelegenheid gesteld hadden moeten worden om hun zienswijze kenbaar te maken. Tijdens dit gesprek zijn door de heer L. aantekeningen gemaakt. De kern van de inhoud van deze aantekeningen is door de heer L. opgenomen in de beslissing van 28 februari 2000. Van het gesprek dat de heer L. met de twee werknemers heeft gevoerd is geen verslag opgesteld. Kort na afgifte van de beslissing van 28 februari 2000 heeft de heer L. deze aantekeningen vernietigd.
Gelet op het voorgaande concludeer ik dat de heer L. tijdens de procedure die heeft geleid tot het stellen van een eis aan (verzoekster; N.o.), niet in afwijking van de voor de Arbeidsinspectie geldende werkinstructie voor het stellen van een eis, noch in afwijking van de bij de Arbeidsinspectie gebruikelijke werkwijze, heeft gehandeld.
Met betrekking tot de klacht van (de heer Me.; N.o.) over de vernietiging van de aantekeningen van de bevraging van de werknemers van (verzoekster; N.o.), deel ik u het volgende mede. (De heer Me.; N.o.) stelt dat de heer L. hem heeft toegezegd een verslag van het gesprek met zijn werknemers op te stellen en dit te zullen toesturen aan (de heer Me.; N.o.). De heer L. heeft verklaard nooit met (de heer Me.; N.o.) gesproken te hebben over het opstellen van een verslag van het gesprek met de twee werknemers van (de heer Me.; N.o.) en evenmin heeft de heer L. ooit de toezegging aan (de heer Me.; N.o.) gedaan om de gemaakte aantekeningen aan hem toe te sturen.
Gezien de feitelijke gang van zaken, de werkinstructie terzake en de gebruikelijke werkwijze van de Arbeidsinspectie in soortgelijke situaties, ligt het bovendien niet in de rede dat de heer L. (de heer Me.; N.o.) zou hebben toegezegd een verslag op te stellen naar aanleiding van het gesprek met de twee werknemers van (de heer Me.; N.o.), noch dat de heer L. (de heer Me.; N.o.) zou hebben toegezegd dat hij zijn tijdens dit gesprek gemaakte aantekeningen aan (de heer Me.; N.o.) zou toezenden. Overigens stond het de heer J., advocaat van (de heer Me.; N.o.), vrij om zelf aantekeningen te maken van het gesprek dat de heer L. voerde met de twee werknemers van (de heer Me.; N.o.). Gelet op het voorgaande ben ik van oordeel dat niet gesteld kan worden dat de betreffende aantekeningen ten onrechte zijn vernietigd.
In antwoord op uw vraag 1 deel ik u mede dat bij de bevraging op 10 februari 2000 inderdaad de heer Mi., de heer Mez., de heer L., de heer S. en de heer J. aanwezig waren. De verklaring van de heer L. zoals hierboven aangegeven, wordt door hoofdinspecteur S. bevestigd.
In antwoord op uw vraag 2 deel ik u het volgende mee. Het is juist dat de advocaat van (de heer Me.; N.o.) tijdens het gesprek met de beide werknemers van (de heer Me.; N.o.) diverse malen heeft gevraagd om bepaalde zaken van de verklaring(en) van de werknemer(s) uitdrukkelijk schriftelijk vast te leggen. Een dergelijk verzoek is niet eerder voorgekomen. De heer L. en de heer W., Directeur van de Arbeidsinspectie Regio Oost, hebben verklaard dat een dergelijk verzoek nooit eerder is ingediend. Voor de beantwoording van de vraag wat er met uitdrukkelijk vastgelegde informatie wordt gedaan, dient onderscheid gemaakt te worden tussen de situatie dat de werknemers worden gehoord als belanghebbenden en de situatie dat de werknemers worden gehoord in het kader van kennisvergaring door de inspecteur. In de eerste situatie dient een verslag van het horen opgesteld te worden en kan uitdrukkelijk vastgelegde informatie in aantekeningen in dit verslag worden opgenomen. Worden werknemers gehoord in het kader van de kennisvergaring (zoals de werknemers van verzoekster; N.o.) dan wordt geen verslag opgesteld. Eventueel uitdrukkelijk vastgelegde informatie in aantekeningen kan in dat geval wel in de beslissing tot het stellen van een eis -voorzover voor die eis relevant- worden opgenomen. In het onderhavige geval heeft de heer L. de kern van de inhoud van de aantekeningen in de beslissing tot het stellen van een eis opgenomen.
Met betrekking tot de klacht van (de heer Me.; N.o.) over de wijze waarop door de Arbeidsinspectie zijn klacht is afgedaan, deel ik u het volgende mee. (De heer Me.; N.o.) klaagt erover dat, hoewel hij in zijn brief van 26 juni 2002 een veelvoud aan redenen heeft aangegeven waarom de aantekeningen niet vernietigd hadden mogen worden, daar in de klachtafhandelingsbrief nauwelijks op wordt ingegaan. In de klachtafhandelings-brief van 6 september 2002 is echter uitgebreid ingegaan op de procedure zoals deze geldt bij het stellen van een eis en de werkwijze zoals deze heeft plaatsgevonden bij het stellen van een eis aan het bedrijf van (de heer Me.; N.o.). Bovendien is aangegeven dat en waarom de aantekeningen zijn vernietigd en dat dit niet in afwijking van de procedure of werkwijze is geschied.
Met betrekking tot de redenen aangevoerd onder punt 1, 6 en 8 van de klachtbrief van 26 juni 2002 deel ik u mede dat (de heer Me.; N.o.) bezwaar en beroep heeft ingesteld tegen het besluit van 28 februari 2000 betreffende het stellen van een eis. Op korte termijn wordt een rechterlijke uitspraak in deze zaak verwacht. Ten aanzien van het belang dat (de heer Me.; N.o.) stelt te hebben bij de betreffende aantekeningen, merk ik op dat aan hetgeen in het gesprek van 10 februari 2000 met de twee werknemers ter sprake is gekomen, enkel en alleen betekenis is toegekend bij het formuleren c.q. het stellen van de eis door de Arbeidsinspectie. De Arbeidsinspectie heeft bij brief van 28 februari 2000 aan (verzoekster; N.o.) een eis gesteld, waarbij rekening is gehouden met hetgeen als zienswijze op 10 februari 2000 is aangevoerd. Deze zienswijze (van (de heer Me.; N.o.)) is als bijlage aan de betreffende brief van 28 februari 2000 gehecht. In de daarna gevolgde bezwaar/beroepsprocedure heeft hetgeen door de werknemers op 10 februari 2000 is verklaard, dan ook geen rol gespeeld. (Verzoekster; N.o.) had -voorzover zij daartoe noodzaak zag- tijdens de bezwaarprocedure (alsmede tijdens de daarna gevoerde beroepsprocedure) tegen de beslissing betreffende het stellen van een eis, de in het gesprek op 10 februari 2000 door de beide werknemers gebezigde argumenten en/of weergaven van feiten (opnieuw) kunnen aanvoeren. Het voorgaande is tevens via een brief van 10 juni 2002 aan de Raad van State gemeld (in het kader van het hoger beroep in de Wob-zaak), welke brief vervolgens ook aan (de heer Me.; N.o.) is toegezonden.
Mede in het licht van het bovenstaande is in de brief van 6 september 2002 op de redenen genoemd onder punt 1, 6 en 8 niet ingegaan. Wel is in de klachtafhandelingsbrief ingegaan op de onduidelijkheid die klaarblijkelijk is ontstaan met betrekking tot de zienswijze van belanghebbende naar aanleiding van de passage uit de eis "Gelijktijdig zijn u en de betrokken werknemers in de gelegenheid gesteld de zienswijze hierover kenbaar te maken bij inspecteur de heer L. van mijn dienst" en hieropvolgende correspondentie. Deze passage zou inderdaad ten onrechte de suggestie kunnen hebben gewekt dat de twee werknemers als belanghebbenden zouden zijn aangemerkt en dat hun opmerkingen dientengevolge in een verslag opgenomen hadden moeten worden. Zoals hierboven en ook in de klachtafhandelingsbrief aangegeven is dit niet het geval.
Op de onder punt 2, 3 en 4 aangevoerde redenen is in de brief van 6 september 2002 ingegaan. De heer L. heeft niet gesproken over het maken van een verslag, noch heeft hij toezeggingen gedaan over de toezending ervan.
De reden aangevoerd onder punt 5 wordt feitelijk weerlegd in de brief van 6 september 2002, nu (in; N.o.) de brief van 6 september 2002 staat vermeld dat de heer L. aantekeningen heeft gemaakt. Dit kan niet anders betekenen dan dat hij deze in zijn bezit heeft gehad.
Gezien het bovenstaande ben ik van oordeel dat niet gesteld kan worden dat in de klachtafhandelingsbrief van 6 september 2002 niet of slechts marginaal is ingegaan op de door (de heer Me.; N.o.) aangevoerde redenen.
Met betrekking tot de klacht van (de heer Me.; N.o.) over het in de klachtafhandelingsbrief niet rekening houden met zijn commentaar op het verslag van het horen van de heer L. bericht ik u als volgt.
Bij brief van 9 augustus 2002 is het verslag van het horen van de heer L. aan (de heer Me.; N.o.) toegezonden voor commentaar. Voor het in deze brief niet opnemen van een termijn voor het geven van commentaar bestaat geen reden. Uitgegaan werd van een reactietermijn tot 4 september 2002, omdat dan de termijn waarop de klacht afgehandeld diende te zijn, zou verlopen. Daarom is er na het toezenden van voornoemd verslag op 4 september 2002 om 16.14 uur nog contact opgenomen met (verzoekster; N.o.). De heer W. heeft op dat moment telefonisch contact opgenomen met (de heer Me.; N.o.) om te informeren of nog een reactie van hem verwacht kon worden op het verslag van het horen van de heer L.. De secretaresse van (de heer Me.; N.o.) deelde mede dat (de heer Me.; N.o.) 'onderweg' was en daardoor niet bereikbaar. De secretaresse van (de heer Me.; N.o.) heeft de heer W. op dat moment toegezegd dat zij (de heer Me.; N.o.) zou vragen of hij nog wilde reageren op het verslag. (De heer Me.; N.o.) zou daarover de volgende dag met de heer W. contact opnemen. Dit is niet gebeurd en vervolgens heeft de heer W. de klachtafhandelingsbrief opgesteld en op 6 september 2002 verzonden.
Het commentaar van (de heer Me.; N.o.) op het verslag van het horen van de heer L. werd op 10 september 2002 op het kantoor van de Arbeidsinspectie Regio Oost ontvangen. Voornoemd commentaar van (de heer Me.; N.o.) bleek geen nieuwe gezichtspunten te bevatten die zouden kunnen leiden tot een wijziging van of aanvulling op de op 6 september 2002 verzonden klachtafhandelingsbrief. Na het verzenden van de klachtafhandelingsbrief is daarom geen contact meer opgenomen met (de heer Me.; N.o.). Ook is niet meer gereageerd op het commentaar van (de heer Me.; N.o.) van 6 september 2002. Met het bovenstaande meen ik tevens uw vragen onder punt 3 van uw brief beantwoord te hebben.
Gelet op het voorgaande acht ik de klacht van (de heer Me.; N.o.), zoals door u geformuleerd in uw brief van 24 december 2002, ongegrond.”
D. reactie van verzoekster op het verslag van bevindingen
Verzoekster gaf bij brief van 3 juli 2003 een reactie op het verslag van bevindingen. Deze reactie luidt onder meer als volgt.
“In uw rapport citeert u uit de reactie van de Staatssecretaris van Sociale Zaken & Werkgelegenheid op onze klacht. Aangezien dit de eerste maal is dat wij de inhoud van dat schrijven onder ogen krijgen willen wij een aantal opmerkingen plaatsen.
De eerste opmerkingen die wij hebben betreffen de wijze waarop de instructie die geldt op het ministerie voor het vernietigen van verslagen als verweer naar voren wordt geschoven. Ook als een ambtenaar volledig aan een werkinstructie voldoet, wat wij in dit geval bestrijden, kan dat steeds onrechtmatig of onbehoorlijk zijn ten opzichte van de betrokkenen.
Wij zijn van mening dat de werkinstructie wel is overtreden. Ten eerste zijn de werknemers van (verzoekster; N.o.) die zijn gehoord wel belanghebbenden. Daar doet niet aan af dat tijdens het horen feiten worden gevonden die voor de totstandkoming van het besluit worden gebruikt. Daarnaast worden dit soort aantekeningen door de heer L. wel bewaard als er een strafzaak op het besluit volgt. Waarmee vaststaat dat verslagen ten behoeve van rechtzaken volgens de werkwijze van de Arbeidsinspectie behouden moeten blijven. Bovendien heeft de heer L. met mr. J. afgesproken dat hij de aantekeningen zou maken. De Staatssecretaris reageert daarop met de stelling dat het mr. J. vrijstond zelf ook aantekeningen te maken. Hoewel die stelling op zich juist is gaat het aan de kern voorbij. Er was juist afgesproken dat de heer L. een verslag zou maken zodat niet iedereen een eigen verslag ging schrijven. Daarom werd ook afgesproken dat de heer L. een verslag zou toesturen. De Staatssecretaris wekt (op pagina 18 van uw verslag) de indruk dat de heer Me. het maken van de afspraak verzonnen heeft. Dat is echter niet het geval; zowel de twee werknemers als de advocaat van (verzoekster; N.o.) verklaren hetzelfde. Wij roepen in herinnering dat de Arbeidsinspectie anderhalf jaar heeft ontkent: “…dat er een verslag was gemaakt in welke vorm dan ook.”. Deze uitlating van de Arbeidsinspectie is ook onwaar gebleken.
De Staatssecretaris gaat ook nog in op de waarde die het verslag heeft voor (verzoekster; N.o.). Bij zijn argumentatie (…) gaat de Staatssecretaris opnieuw aan de kern van de zaak voorbij. Volgens de Staatssecretaris had (verzoekster; N.o.) bij de behandeling van het bezwaar de inhoud van het verhoor in kunnen brengen. Voor (verzoekster; N.o.) is het juist van belang dat de Arbeidsinspectie tijdens het verhoor een aantal punten heeft toegegeven die in de eis niet terugkomen. De Arbeidsinspectie is met het opstellen van de eis zeer selectief omgesprongen met de feiten die uit het verhoor naar voren kwamen. Dat is een grond op zich die in de procedure voor (verzoekster; N.o.) van belang is. De verificatie van deze stelling is met het vernietigen van het verslag onmogelijk geworden. Een ander punt is dat de heer Me. niet bij het gehele verhoor aanwezig was.
De uiteenzetting van de Staatssecretaris over het commentaar dat wij nog op het verslag wilden leveren is onjuist. Het feit blijft staan dat de Arbeidsinspectie een bepaalde tijd heeft gegund om het commentaar in te dienen. Dat wij die termijn niet konden nog behoefden te halen was de Arbeidsinspectie bekend. Ook bestrijden wij de stelling dat het commentaar geen nieuwe gezichtspunten opleverde.”
Achtergrond
Interne instructie Arbeidsinspectie; Procedure voorafgaand aan het stellen van een eis (nr. AI/CK/98/29416)
“…1. WETTELIJKE GRONDSLAG
Arbeidsomstandighedenwet 1998
art.27 Eis tot naleving
Algemene wet bestuursrecht
art. 1.1, 1e lid onder a Bestuursorgaan…
art. 1.3, 2e lid Beschikking
art. 3.2 Zorgvuldigheid en belangenafweging
art. 3.41 Bekendmaking aan geadresseerden
art. 4.8 Zienswijze naar voren brengen
art. 4.9 Schriftelijk of mondeling horen
art. 4.11 Wanneer niet horen
2. ALGEMEEN
Voordat namens de Minister een eis wordt gesteld, waartegen de belanghebbende bedenkingen zal hebben, moet de belanghebbende zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld van dat voornemen. Om in de gevallen waar het kan zo pragmatisch mogelijk te kunnen werken, zonder afbreuk te doen aan de beginselen van behoorlijk bestuur, is gekozen voor de in deze interne instructie beschreven procedure. Het naleven van deze procedure is belangrijk in verband met de bezwaar- en beroepsprocedure die eventueel kan volgen en waarin in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is voorzien. Op deze wijze kan het bestuursorgaan in geval van een bezwaarprocedure altijd aantonen zorgvuldig te hebben gehandeld bij de voorbereiding van de eis (art. 3:2 Awb).
3. PROCEDURE
1. Indien de inspecteur bij de inspectie door de belanghebbende (=werkgever) zelf te woord wordt gestaan én de te stellen eis en de gevolgen hiervan voor de werkgever volkomen helder en goed in te schatten zijn, stelt de inspecteur de werkgever ter plekke op de hoogte van het voornemen een eis te stellen. De inspecteur stelt de belanghebbende (zie noot 1) vervolgens direct in de gelegenheid zijn zienswijze hierover mondeling naar voren te brengen (zie noot 2) (art. 4:8 Awb). Deze zienswijze moet in een verslag worden opgenomen. Dit verslag wordt als bijlage bij de eis in het bedrijfsdossier in GISAI opgeslagen. Het verslag moet in GISAI als een apart document worden aangemaakt. Het is een verklaring van de belanghebbende bij de eis, zodat dit verslag altijd in het GISAI-dossier op zaakniveau is terug te vinden. Op verzoek van de belanghebbende wordt een afschrift van het verslag aan hem toegezonden als bijlage bij de eis.
2. Indien de inspecteur bij de inspectie niet door de belanghebbende zelf te woord wordt gestaan, of de te stellen eis en de gevolgen daarvan voor de belanghebbende nog niet goed in te schatten zijn, moet de Arbeidsinspectie de belanghebbende eerst een schriftelijke kennisgeving toezenden waarin het voornemen tot het stellen van een eis is opgenomen. Verder worden hierin de zakelijke elementen van de eis vermeld en wordt de belanghebbende geïnformeerd dat hij zijn zienswijze hierover schriftelijk of mondeling (art. 4:9 Awb) bij de inspecteur naar voren kan brengen (art. 4:8 Awb) binnen een termijn van 2 weken. Indien de belanghebbende (zie noot 3) zijn zienswijze mondeling naar voren brengt, moet de inspecteur hiervan een verslag (zie noot 4) maken, waarin de zienswijze van de belanghebbende wordt vastgelegd ten behoeve van het bedrijfsdossier. Op verzoek van de belanghebbende wordt een afschrift van het verslag aan hem toegezonden. Indien de belanghebbende schriftelijk reageert, zal zijn reactie eveneens in het bedrijfsdossier worden opgenomen.
N.B. Van de procedure genoemd onder 2. kan worden afgezien als vereiste spoed zich daartegen verzet (art. 4:11 lid a van de Awb). In dat geval kan direct een eis worden toegezonden.
4. HET VASTSTELLEN VAN EEN EIS
Indien de belanghebbende zijn zienswijze naar voren heeft gebracht maar dit geen bijzondere omstandigheden heeft opgeleverd waardoor zou kunnen worden afgezien van het stellen van een eis, of wanneer de belanghebbende geen gebruik heeft gemaakt van het recht zijn zienswijze naar voren te brengen, wordt de eis namens de Minister/Staatssecretaris vastgesteld. De eis wordt aan de belanghebbende toegezonden (art. 3:41 Awb).
5. CORRESPONDENTIE
De standaard brieven en bijlagen zijn via GISAI beschikbaar.
noten:
1. Indien de belanghebbende onvoldoende kennis heeft van de Nederlandse taal, draagt de Arbeidsinspectie er zoveel mogelijk zorg voor dat de belanghebbende in een voor hem begrijpelijke taak wordt geïnformeerd. (In voorkomende gevallen moet op verzoek van de belanghebbende een tolk worden benoemd.)
2. Indien er ook verplichtingen rusten op werknemers, moeten ook zij in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze hierover naar voren te brengen.
3. De belanghebbende kan zich laten vertegenwoordigen. Diegene moet dan wel een schriftelijke machtiging overleggen van de belanghebbende. Dit geldt niet voor advocaten of medewerkers van een Bureau voor Rechtshulp.
4. Als er gebruik is gemaakt van een tolk moet dit ook in het verslag worden vermeld. Het verslag moet dan ook door de tolk worden ondertekend…”
