De Nationale ombudsman heeft spelregels opgesteld als burgers gesprekken met medewerkers van overheidsinstanties willen opnemen. Als een burger een gesprek wil opnemen, dan moet hij dat wel van tevoren melden. De medewerker van de overheidsinstantie mag dit verzoek in beginsel niet weigeren. Er kunnen wel nadere afspraken gemaakt worden en de burger kan eventueel toelichten waarom hij dit gesprek wil opnemen.
Deze spelregels zijn tot stand gekomen op basis van klachten van burgers en na gesprekken met overheidsinstanties als het UWV, de Raad voor de Kinderbescherming, Bureaus Jeugdzorg en de IND. Burgers kunnen verschillende redenen hebben om een gesprek met een overheidsinstantie op te nemen. Zo willen ze nog eens kunnen terugluisteren om het goed te begrijpen of willen ze het als "bewijs" kunnen gebruiken van wat er gezegd is. Dit geldt vooral voor gesprekken waarin veel op het spel staat. Een overheidsinstantie moet ervan uitgaan dat iemand een goede reden heeft om een geluidsopname te maken van een gesprek.
Overheidsinstanties gaan heel verschillend om met verzoeken om een geluidsopname te maken. Om zowel voor de overheid als voor de burger meer duidelijkheid te bieden, heeft de ombudsman spelregels geformuleerd. De ombudsman vindt dat overheden het verzoek moeten toestaan, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om te kiezen voor een alternatief. De overheid moet zich steeds meer transparant en toetsbaar opstellen en zich een 'open houding' aanmeten.
