Het betaalgedrag van de overheid staat al langer in de politieke en maatschappelijke belangstelling. Verschillende keren is er vanuit de rijksoverheid aangegeven dat het geen goede zaak is dat facturen niet op tijd worden betaald en belooft men beterschap. Inmiddels is er ook wetgeving die eisen stelt aan het betaalgedrag van de overheid. Dit onderzoek laat zien hoe het met het betaalgedrag van de overheid is gesteld, wat de effecten zijn op de ondernemers en hoe het beter kan.
Conclusie
De Nationale ombudsman staat voor een behoorlijke omgang tussen burgers en overheid. Ook in haar rol als opdrachtgever is de overheid gebonden aan behoorlijkheidvereisten. De overheid hoort het goede voorbeeld te geven, zeker als het gaat om het handelen volgens de geldende wet- en regelgeving. De betalingstermijn voor de overheid is vastgelegd in de wet; binnen 30 dagen betaalt de overheid de factuur. In de praktijk blijkt dit niet altijd zo te zijn. De wil om het betaalgedrag te verbeteren is wel aanwezig maar ondanks goede voornemens en nieuwe regelgeving lukt het de overheid niet om alle facturen binnen 30 dagen te betalen. Op dat punt voldoet de overheid niet aan de eisen van goed opdrachtgeverschap.
Goed opdrachtgeverschap
Goed opdrachtgeverschap betekent dat de opdrachtgever - in dit geval de overheid - duidelijke afspraken maakt met de opdrachtnemer en die afspraken ook nakomt. De opdrachtgever neemt uit eigen beweging contact op als er problemen, onduidelijkheden of vertragingen zijn. Het is belangrijk dat de opdrachtgever contactafspraken maakt met de ondernemer en goed bereikbaar is. Verder mag van een goed opdrachtgever verwacht worden dat er actief informatie wordt verstrekt als er problemen zijn met (de betaling van) de factuur. Dit betekent dat de overheid als opdrachtgever een proactieve en betrokken houding aan dient te nemen ten opzichte van de ondernemer.
Aanbevelingen
Met het onderzoek laat de Nationale ombudsman zien dat een tijdige betaling en duidelijke, proactieve communicatie niet alleen kan worden bepaald door interne werkprocessen en beschikbaarheid van medewerkers, maar dat dat een vanzelfsprekendheid moet zijn binnen de gehele organisatie. De Nationale ombudsman heeft naar aanleiding van het onderzoek naar het betaalgedrag van de overheid, aanbevelingen geformuleerd. De aanbevelingen dragen bij aan een tijdige betaling van de facturen en daarmee aan een behoorlijke invulling van het opdrachtgeverschap door de overheid. De aanbevelingen kunnen worden verdeeld in de volgende uitgangspunten: betrokkenheid, duidelijke informatieverstrekking, voortvarendheid en transparantie.
Aanleiding onderzoek
In 2011 hebben het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie een richtlijn aangenomen waarin de ondernemer van rechtswege een vergoeding van de incassokosten kan vragen bij overschrijding van de betalingstermijn. In Nederland is deze richtlijn geïmplementeerd in wetgeving die in maart 2013 in werking is getreden. In die wet is geregeld dat de overheid binnen 30 dagen moet betalen. De Nationale ombudsman ontvangt met regelmaat signalen van ondernemers die bij het uitvoeren van hun onderneming problemen met de overheid ervaren. Dat varieert van het verkrijgen van benodigde vergunningen tot geen contact krijgen bij vragen. Het niet tijdig betalen is ook een probleem waar ondernemers met regelmaat tegenaan lopen. De ontvangen klachten en de nieuwe regelgeving zijn de aanleiding geweest om een onderzoek te starten naar het betaalgedrag van de overheid.
Doel onderzoek
De Nationale ombudsman beoogt met dit onderzoek een effectieve bijdrage te leveren aan het verbeteren van het betaalgedrag van de overheid. Het geeft inzicht in de soms verstrekkende problemen van ondernemers als de rekening niet op tijd wordt betaald. Daarnaast biedt dit rapport de overheid concrete handvatten om in de eigen organisatie bewustzijn en urgentiegevoel te creëren voor tijdige betaling. Voor ondernemers geeft het rapport zicht in wat zij van de overheid als opdrachtgever mogen verwachten. Verder wijst het hen op het belang van goed contact met de opdrachtgever en van juiste en volledige facturering.
Aanpak, resultaten en bevindingen
In december 2013 is op de website van de ombudsman een meldpunt geopend waar ondernemers hun ervaringen met het betaalgedrag van de overheid konden melden. Hierop zijn 51 signalen binnengekomen. Op basis van vier van deze signalen zijn filmpjes gemaakt om de problemen van ondernemers een gezicht te geven. Daarnaast is literatuurstudie gedaan en heeft de Nationale ombudsman een onderzoek laten uitvoeren bij alle departementen en aangesloten gemeenten. Dit onderzoek betrof een enquête met vragen over het betaalgedrag en over de oorzaken van het niet tijdig betalen. De resultaten van deze enquête zijn besproken tijdens een rondetafelbijeenkomst waar vertegenwoordigers van overheidsinstanties en brancheorganisaties aanwezig waren.
Uit de enquête blijkt dat 9 van de 11 departementen de facturen betalen conform de norm (= 90% binnen 30 dagen). Van de 192 gemeenten die op de enquête reageerden betaalt 43% conform de norm. De belangrijkste interne oorzaken voor het niet op tijd betalen hangen samen met de budgethouder. Deze geeft bijvoorbeeld onvoldoende prioriteit aan tijdige accordering; er zijn meerdere budgethouders en daarmee een groter risico op vertraging; of de budgethouder is niet aanwezig en wordt niet vervangen. De belangrijkste externe oorzaken betreffen de geleverde prestatie. Die is niet volledig of niet volgens afspraak. Ook komt het vaak voor dat de factuur niet klopt.
Tijdens de rondetafelbijeenkomst kwam duidelijk naar voren dat tijdig betalen voor een deel organisatorisch is te verbeteren maar dat er zeker ook een cultuuromslag moet plaatsvinden. De ambtenaar in kwestie moet zich bewust zijn van de gevolgen voor de ondernemer wanneer niet tijdig wordt betaald. Het zo snel mogelijk betalen moet prioriteit krijgen en houden. Aan de kant van de ondernemers werd benadrukt dat goed en volledig factureren ook onderdeel is van het ondernemerschap en dat daar voldoende aandacht en tijd aan moet worden besteed. Ook de ondernemer kan actief bij de opdrachtgever uitvragen wat de vereisten zijn voor de factuur.
