Verzoeker klaagt over de wijze waarop de minister van Buitenlandse Zaken zijn klacht van 31 augustus 2002, over de weigering van de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana) om in te gaan op zijn verzoek tot teruggave van de door hem ter legalisatie ingeleverde huwelijksakte, heeft behandeld. In dit verband klaagt verzoeker er met name over dat de minister van Buitenlandse Zaken ook niet bereid is hem een gewaarmerkte kopie van de huwelijksakte te verstrekken. Daarnaast klaagt hij erover dat de minister van Buitenlandse Zaken niet heeft gereageerd op zijn verzoek om een verklaring af te geven dat het huwelijksdocument is afgegeven door de daartoe bevoegde instantie in Ghana.
Beoordeling
1. Verzoeker bood, in het kader van een aanvraag om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf ten behoeve van zijn echtgenote, onder meer zijn Ghanese huwelijksakte aan bij de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana) ter legalisatie. Bij besluit van 14 juli 2000 weigerde de minister van Buitenlandse Zaken de huwelijksakte te legaliseren. Op het document werd aangegeven dat het document voor legalisatie was geweigerd.
Het tegen die weigering ingediende bezwaarschrift werd op 28 mei 2002 door de minister van Buitenlandse Zaken afgewezen.
2. Ondertussen had verzoeker op 15 september 2001 verzocht om teruggave van de huwelijksakte. Op 30 juli 2002 diende hij bij de minister van Buitenlandse Zaken een klacht in omdat een reactie op dit verzoek uitbleef. Bij brief van 26 augustus 2002 zette de minister van Buitenlandse Zaken uiteen waarom (nog) niet werd ingegaan op zijn verzoek om teruggave van de huwelijksakte: verzoeker zou het document terugkrijgen na het doorlopen van de bezwaar- en beroepsprocedure.
3. Daarnaast had de gemachtigde van verzoeker de Nederlandse ambassade te Ghana verzocht om een gewaarmerkte kopie van de huwelijksakte te verstrekken en te verklaren dat deze akte afkomstig was van een bevoegde autoriteit te Ghana. Omdat een inhoudelijke reactie op dit verzoek uitbleef, diende verzoeker hierover bij brief van 31 augustus 2002 en klacht in bij de minister van Buitenlandse Zaken. Op 7 december 2002 deelde de minister, in reactie op deze klacht en onder het aanbieden van verontschuldigingen over de vertraging in de beantwoording mee, dat ook op het verzoek om een gewaarmerkte kopie te verstrekken van de huwelijksakte niet zou worden ingegaan. Op het verzoek om een verklaring dat de huwelijksakte afkomstig was van een bevoegde autoriteit werd niet gereageerd.
4. Verzoekers grieven tegen de manier waarop deze klacht is afgehandeld betreffen de weigering om een gewaarmerkte kopie van de huwelijksakte te verstrekken en het uitblijven van een reactie op het verzoek om een verklaring dat de huwelijksakte was afgegeven door een bevoegde autoriteit in Ghana.
5. Ghana behoort tot één van de vijf probleemlanden met betrekking tot de legalisatie en verificatie van documenten (zie Achtergrond, onder 1.).
Ingevolge de Instructie legalisatie- en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek (zie Achtergrond, onder 2.), dient in geval van weigering van de legalisatie, op de achterkant van het document door middel van een stempel aangegeven te worden dat het document inhoudelijk is geverifieerd en voor legalisatie is geweigerd. Een voor legalisatie geweigerd document mag niet door de diplomatieke vertegenwoordiging worden teruggegeven. Als betrokkene om teruggave vraagt, dient een dergelijk verzoek te worden doorgestuurd naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
6. De Nationale ombudsman onderkent het belang van het niet (verder) in omloop geraken van valse, vervalste of anderszins niet rechtsgeldige documenten. Gelet op dit belang, heeft de minister van Buitenlandse Zaken in redelijkheid het beleid kunnen vaststellen om originele ter verificatie en legalisatie aangeboden documenten pas terug te geven na het beëindigen van de juridische procedure. Om dezelfde reden is ook het plaatsen van een aantekening op het document dat het voor legalisatie is geweigerd, noodzakelijk en gerechtvaardigd. De minister heeft conform dit beleid terecht geweigerd de originele huwelijksakte terug te geven zolang de beroepsprocedure nog niet is afgehandeld.
Dat de minister vervolgens, in zijn reactie van 7 december 2002 op de klacht van 31 augustus 2002, niet is ingegaan op het verzoek om een gewaarmerkte kopie te verstrekken is eveneens terecht. Als (tijdelijk) geweigerd wordt de originele akte terug te geven, valt niet in te zien dat een gewaarmerkte kopie zou worden afgegeven. Door dit wel te doen, zou een niet rechtsgeldig document in omloop kunnen geraken, hetgeen juist voorkomen moet worden.
In dit opzicht is de onderzochte gedraging behoorlijk.
7. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat overheidsinstanties in beginsel ingaan op alle grieven in (klacht)brieven van burgers. Het is niet juist dat in de reactie van 7 december 2002 het verzoek om een verklaring dat de huwelijksakte is afgegeven door een bevoegde autoriteit onbeantwoord is gebleven. Dat deze vraag impliciet was beantwoord in de beslissing van 28 mei 2002 op het bezwaarschrift doet hieraan niet af. De minister had hiernaar kunnen verwijzen en dat is niet gebeurd.
In zoverre is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is niet gegrond met betrekking tot de weigering om een gewaarmerkte kopie van de huwelijksakte te verstrekken en gegrond met betrekking tot de onvolledige reactie op de klacht van 31 augustus 2002.
Onderzoek
Op 18 december 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer G. te Leveroy, met een klacht over een gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Verzoeker deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. Zijn reactie gaf verder aanleiding het verslag aan te vullen.
De minister van Buitenlandse Zaken gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
A. feiten
1. In het kader van een aanvraag om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van verzoekers echtgenote werd de Ghanese huwelijksakte en het geboortebewijs van verzoekers echtgenote bij de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana) aangeboden voor legalisatie (zie Achtergrond, onder 1.). Bij besluit van 14 juli 2000 weigerde de minister van Buitenlandse Zaken de aangeboden documenten te legaliseren. Verzoekers gemachtigde diende op 22 augustus 2000 een bezwaarschrift in tegen die beslissing Bij brief van 15 september 2001 aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken vroeg verzoeker om teruggave van de voor legalisatie overgelegde huwelijksakte. Omdat hij geen reactie ontving, diende hij bij brief van 30 juli 2002 een klacht in bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken over het niet retourneren van de huwelijksakte.
2. Bij brief van 26 augustus 2002 deelde de minister van Buitenlandse Zaken verzoeker onder meer het volgende mee:
“Tot 31 maart 2001 werd door dit ministerie het beleid gevoerd dat voor legalisatie geweigerde documenten niet aan de aanvrager werden teruggegeven. De reden voor deze beleidslijn was om ondeugdelijke documenten aan het (inter)nationale rechtsverkeer te onttrekken.
In het kader van voortschrijdend inzicht geldt sedert hogergenoemde datum dat het voor legalisatie geweigerde document tien weken na de datum van de weigeringsbeschikking aan de betrokkene wordt teruggegeven. Deze termijn van tien weken is gekozen om als bestuursorgaan gedurende de periode dat de betrokkene bezwaar kan maken tegen de weigering (zes weken en vier weken in verband met verschoonbare termijnoverschrijdingen en ontvankelijkheidskwesties) de beschikking te houden over het originele document.
Indien de betrokkene of diens gemachtigde het bezwaar om de documenten gelegaliseerd te krijgen intrekt, of wanneer de juridische procedure (bezwaar/beroep) bij de (bestuurs)rechter geheel zijn doorlopen, dan kan het voor legalisatie geweigerde document op verzoek aan de betrokkene worden teruggegeven. Indien het laatste aan de orde is, zal voor de teruggave van het document het document worden voorzien van een stempel met de tekst: “onderhavig document werd voor legalisatie geweigerd”.
Uit mijn dossier terzake is mij gebleken dat deze zaak nog in behandeling is bij de Arrondissementsrechtbank te Roermond. Gelet hierop zijn de juridische procedures dus nog niet doorlopen en kan ik uw verzoek tot teruggave van het voor legalisatie geweigerde huwelijksbewijs niet honoreren.
Ik hoop met het bovenstaande e.e.a. te hebben verduidelijkt en dat uw klacht hiermee als afgedaan kan worden beschouwd.”
3. Verzoekers gemachtigde verzocht de Nederlandse ambassade in Accra (te Ghana) bij brieven van 1 en 29 mei en 12 juli 2002 verzocht om een gewaarmerkte kopie van verzoekers huwelijksakte te verstrekken. Bij brief van 31 augustus 2002 klaagde verzoeker er bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken over dat de Nederlandse ambassade te Accra kennelijk weigerde een gewaarmerkte kopie van zijn huwelijksakte te verstrekken en te verklaren dat de huwelijksakte afkomstig was van een bevoegde autoriteit in Ghana. Bij brief van 27 oktober 2002 liet verzoeker de Nationale ombudsman weten dat hij geen reactie had ontvangen op zijn klacht van 31 augustus 2002. Hierop verzocht de Nationale ombudsman de minister van Buitenlandse Zaken bij brief van 4 november 2002 om de klacht van verzoeker overeenkomstig hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht (Awb) te behandelen.
4. Bij brief van 3 december 2002 reageerde de minister van Buitenlandse zaken als volgt op de klacht van verzoeker:
“Onder verwijzing naar uw brief van 27 oktober 2002, die mij op 11 november 2002 door tussenkomst van de Nationale ombudsman bereikte, deel ik u het volgende mede.
Zeer tot mijn spijt is de beantwoording van uw brief vertraagd. De oorzaak hiervan is dat het onderhavige dossier niet direct traceerbaar was vanwege een naamsverwisseling. Voorts was het dossier voor mij niet direct verkrijgbaar, omdat een andere afdeling van dit ministerie zich eveneens met uw zaak bezighoudt in verband met het door u ingediende beroepschrift bij de rechtbank te Roermond. Voor de late beantwoording bied ik u mijn welgemeende verontschuldigingen aan.
Inhoudelijk kan ik u als volgt informeren.
In mijn brief van 26 augustus 2002 (…) heb ik al uiteengezet hoe het beleid van dit ministerie is m.b.t. het teruggeven van voor legalisatie geweigerde brondocumenten. Uw nadere verzoek, te weten het aan u verstrekken van een gewaarmerkte kopie van de voor legalisatie geweigerde akte kan ik in het kader van vorenbedoeld beleid helaas evenmin honoreren. Immers, het zou niet logisch zijn een kopie van een brondocument wel te waarmerken, terwijl het origineel niet werd gelegaliseerd. De weigering tot legalisatie had en heeft ten doel te voorkomen dat het document geschikt wordt gemaakt voor gebruik in het Nederlandse documentenverkeer. De uitgangspunten van het Nederlandse legalisatie- en verificatiebeleid zijn het tegengaan van documentfraude en het “schoonhouden” van de Nederlandse administratie. Gelet hierop heeft dit ministerie de opvatting dat bij geconstateerde onjuistheden of onregelmatigheden m.b.t. een voor legalisatie aangeboden brondocument een uiterste voorzichtigheid dient te worden betracht.
Alhoewel ik mij realiseer dat ik met het bovenstaande niet aan uw wens heb beantwoord, hoop ik niettemin dat bovenstaande informatie e.e.a. heeft verduidelijkt.
Indien en zodra de onderhavige beroepsprocedure is afgerond, zal het document onverwijld aan u worden geretourneerd.”
5. Bij brief van 18 december 2002 diende verzoeker bij de Nationale ombudsman een klacht in over de wijze waarop het Ministerie van Buitenlandse zaken zijn klacht had behandeld.
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder Klacht
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
De minister van Buitenlandse Zaken reageerde als volgt op de klacht:
“…De klacht van (verzoeker; N.o.) richt zich op de volgende elementen:
- het niet voldoen aan het verzoek om teruggave van een voor legalisatie geweigerde huwelijksakte
- het niet voldoen aan het verzoek om afgifte van een gewaarmerkte kopie van bedoelde huwelijksakte en
- het niet reageren op het verzoek om afgifte van een verklaring dat het huwelijksdocument is afgegeven dor een daartoe bevoegde instantie in Ghana.
In reactie hierop deel ik u mede dat ik (verzoeker; N.o.) m.b.t. de eerste twee grieven reeds heb geantwoord met mijn brieven van 26 augustus 2002 (zie hiervóór, onder A. 2.; N.o.), respectievelijk van 3 december 2002 (zie hiervóór, onder A. 4.; N.o.);
De derde grief is impliciet behandeld op pagina 2, laatste alinea van de beslissing op het bezwaarschrift van 28 mei 2002 (…).
Immers, in die passage van de beslissing op bezwaar heb ik toegelicht waarom niet is overgegaan tot legalisatie van het desbetreffende huwelijksbewijs.
Ik voeg hieraan toe dat in mijn visie legalisatie de vaststelling is dat - aan de hand van een onderzoek - door een daartoe bevoegde en deskundige instantie:
- de ondertekening van een document afkomstig is van degene die als ondertekenaar is vermeld en
- de hoedanigheid van de ondertekenaar overeenstemt met de vermelding daarvan op het document en
- de ondertekenaar naar het recht van het land van afgifte van het document bevoegd was om het document af te geven.
Uit het vorenstaande volgt dat en waarom het verzoek van (verzoeker; N.o.) tot afgifte van een verklaring dat het huwelijkscertificaat is afgegeven door een daartoe bevoegde instantie in Ghana niet door mij kan worden gehonoreerd.
Gelet op het vorenstaande acht ik géén der onderdelen van de klacht van (verzoeker; N.o.) gegrond…”
De minister voegde bij zijn reactie een kopie van de beslissing van 28 mei 2002 op het bezwaarschrift van 22 augustus 2000 tegen zijn weigering om de door de echtgenote van verzoeker aangeboden documenten te legaliseren. Hierin was onder meer opgenomen:
“Met betrekking tot de aangeboden huwelijksakte is bij schrijven van 21 februari 2001 medegedeeld dat de Minister van Buitenlandse Zaken betreffende de burgerlijke staat van personen het beleid voert dat pas tot legalisatie kan worden overgegaan, indien de persoonsgegevens van deze persoon aan de hand van een na verificatie in orde bevonden geboortebewijs kan worden vastgesteld. Nu het geboortebewijs bij het bestreden besluit niet in orde is bevonden, is ten aanzien van betrokkene niet aan de voorwaarde voldaan.
Tevens is bij brief van 21 februari 2001 aan u medegedeeld dat door personen uit de directe omgeving van betrokkene is verklaard dat in 1999 de customary rites zijn verricht zoals die bij een customary marriage gebruikelijk zijn. Ter hoorzitting is aan u medegedeeld dat een customary marriage tussen een Ghanees en Nederlander niet mogelijk is en ook niet geregistreerd kan worden. U heeft hierop meegedeeld dat er waarschijnlijk een verloving heeft plaatsgevonden.”
D. Reactie verzoeker
Verzoeker reageerde als volgt op de reactie van de minister van Buitenlandse Zaken op zijn klacht. In de brief was onder meer het volgende opgenomen:
“…De Minister legaliseert dan wel geen documenten over de burgerlijke staat van personen indien hun persoongegevens niet aan de hand van een gelegaliseerde geboorteakte zijn vastgesteld, maar dit houd niet in dat ook niet verklaard kan worden of het huwelijksdocument al dan niet door een bevoegde instantie is afgegeven. Immers deze verklaring richt zich niet op de inhoud van het document maar alleen op de afgevende autoriteit. In zo'n verklaring mag de Minister alle gronden die een geldigheid van ons huwelijk in de weg staan opsommen. Door het verificatieonderzoek is hij immers voldoende in de gelegenheid gesteld deze gronden vast te stellen.
Door een truc weigert de minister legalisatie van onze huwelijksakte. Het geboortebewijs van mijn partner is alleen geweigerd voor legalisatie omdat we haar geboortedatum niet hebben kunnen bewijzen. De andere persoon en afstammingsgegevens zijn wel vastgesteld. En deze geboortedatum komt niet op het huwelijksdocument voor. Ook is het volgens Ghanees recht niet nodig een geboortebewijs te hebben alvorens te kunnen trouwen.
Er is geen reden te bedenken waarom niet kan worden bepaald of een akte in Ghana door een bevoegde instantie is afgegeven zonder dat de inhoud door een verificatieonderzoek bewezen is of de persoonsgegevens van de betrokkenen aan de hand van een gelegaliseerd geboortebewijs zijn vastgesteld.
Legalisatie is het voor echt verklaren van een document en dit wordt tot uitdrukking gebracht door een verklaring op het document te stempelen.
Een document uit een probleemland moet echter aan twee criteria voldoen om gelegaliseerd te worden. Het moet rechtsgeldig zijn volgens lokaal recht en de inhoud moet na verificatie bewezen zijn.
Rechtsgeldig is een bewijs als het door de bevoegde autoriteit is afgegeven en is opgemaakt overeenkomstig de ter plaatse geldende wetgeving, regelgeving en voorschriften.
De gevraagde verklaring heeft dus alleen betrekking op een deel van een deel van de gehele legalisatietoets. De stelling dat deze verklaring hetzelfde is als legalisatie kan geen stand houden. Zoals al eerder vermeld kan de Minister in de verklaring naast het feit of deze door een bevoegde instantie is afgegeven ook alle gronden vermelden als die er volgens hem zijn waardoor het document volgens lokaal recht niet rechtsgeldig zou zijn.
Uit het dossier blijkt dat onze akte al van een stempel “geweigerd voor legalisatie” voorzien is. Daardoor wordt het verhaal over het ter beschikking houden van het document als dit door de verdere rechtsgang alsnog gelegaliseerd dient te worden, ontkracht. Ook de waarmerking van de kopie mag desnoods vermelden dat het document al voor legalisatie geweigerd is. Volgens internationale verdragen dient het huwelijk gerespecteerd te worden. Uit het in beslag nemen van ons huwelijksdocument en het niet ter beschikking stellen van een (tijdelijke) vervanging hiervoor blijkt het tegengestelde van respect…”
E. REACTIE VERZOEKER OP HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN
1. In reactie op het verslag van bevindingen liet verzoeker onder meer weten dat de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) bij brief van 9 december 2003 had meegedeeld dat geen bezwaar meer bestond tegen de afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) aan zijn echtgenote. In de brief was opgenomen dat aangenomen diende te worden dat verzoekers echtgenote wegens bewijsnood niet in staat was haar persoonlijke staat aan te tonen met gelegaliseerde documenten en dat zij daarom werd vrijgesteld van de voorwaarde van legalisatie. Verzoekers echtgenote verbleef inmiddels in Nederland.
2. Voorts liet verzoeker weten dat de Afdeling Bestuursrecht van de Raad van State bij uitspraak van 28 januari 2004 zijn hoger beroep van 13 maart 2003 met betrekking tot de legalisatie en verificatie van de geboorteakte en de huwelijksakte van zijn echtgenote tegen de uitspraak van de rechtbank te Roermond van 28 januari 2003 ongegrond heeft verklaard. De minister van Buitenlandse Zaken had het geboortebewijs en de huwelijksakte nog niet teruggegeven.
Achtergrond
1. Legalisatie maakt onderdeel uit van de algemene bestuurstaak van de minister van Buitenlandse Zaken. Het begrip legalisatie heeft in de praktijk de volgende inhoud gekregen.
Legalisatie is het door een bevoegde autoriteit voor echt verklaren van een handtekening gesteld op een document. Legalisatie vindt plaats in een zogenoemde legalisatieketen. Opeenvolgende autoriteiten legaliseren de handtekening van hun voorganger. Vaak is deze keten als volgt opgebouwd: een buitenlandse autoriteit (ondertekenaar document), het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het betreffende land en ten slotte het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken (in de praktijk veelal de voor het betreffende land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging).
Verificatie van documenten (de inhoudelijke controle van documenten) bij voorbaat is slechts vereist bij vijf landen, die door de minister van Buitenlandse Zaken met ingang van 1 april 1996 zijn aangewezen als probleemlanden (“Officiële mededeling over aanwijzing vijf probleemlanden met betrekking tot documenten” van de minister van Buitenlandse Zaken van 7 maart 1996, Staatscourant 8 maart 1996, nr.49). In deze aanwijzing is onder meer het volgende opgenomen:
"De Nederlandse administratie wordt de laatste jaren geconfronteerd met een enorme toename van het aantal buitenlandse documenten dat wordt overgelegd om in die administratie te worden opgenomen. Gebleken is dat uit bepaalde landen veel valse of vervalste documenten worden overgelegd. Dit is dan ook de reden dat de minister van Buitenlandse Zaken heeft besloten met ingang van 1 april 1996 een vijftal landen tot probleemland op het gebied van het schriftelijk bewijs te benoemen. Het gaat om de volgende landen: de Dominicaanse Republiek, Ghana, India, Nigeria en Pakistan.
Alle documenten die vanaf 1 april 1996 zullen worden aangeboden bij de Nederlandse vertegenwoordigingen in de vijf landen, zullen inhoudelijk worden geverifieerd. Slechts in uitzonderingsgevallen zal daarvan door de Nederlandse vertegenwoordigingen worden afgeweken.
De minister van Buitenlandse Zaken adviseert Nederlandse instanties documenten uit de genoemde landen alleen nog te accepteren als zij inhoudelijk geverifieerd zijn door de Nederlandse vertegenwoordigingen aldaar.
De Nederlandse vertegenwoordigingen in de vijf landen zullen op de stukken duidelijk aangeven of zij slechts gelegaliseerd zijn (zonder inhoudelijke controle) of dat inhoudelijke verificatie van de documenten heeft plaatsgevonden.
Als uit de inhoudelijke controle blijkt dat er iets niet in orde is, worden de documenten niet aan de verzoeker teruggegeven maar aan de Nederlandse instantie gezonden waarvoor de documenten bestemd zijn. Daarbij wordt in een zogenaamd 'individueel ambtsbericht' aangegeven op grond waarvan de documenten niet geaccepteerd dienen te worden."
2. De Instructie legalisatie en verificatieprocedure Nederlandse vertegenwoordigingen in Ghana, Nigeria, Pakistan en Dominicaanse Republiek van 24 augustus 2000, in werking getreden 1 september 2000 (Staatscourant 30 augustus, nr. 167) houdt onder meer het volgende in:
“ De Minister van Buitenlandse Zaken besluit,
Besluit:
Artikel 1
Voor de werkwijze inzake legalisatie en verificatie in Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek geldt de als bijlage bij dit besluit gevoegde instructie.
(…)
2.2 Doel van legalisatie
Het doel van legalisatie is simpel gezegd het stuk bruikbaar maken voor het rechtsverkeer in een ander land. Als we echter wat verder kijken; dan zien we dat het erom gaat dat het voor de ontvangende autoriteit mogelijk is een stuk te accepteren zonder dat hij de afgevende autoriteit kent. (…) Legalisatie van buitenlandse documenten heeft het bewijsrechtelijke gevolg dat de documenten waarop de legalisatie wordt geplaatst; binnen de Nederlandse rechtsorde bewijskracht krijgen. (…) Omgekeerd heeft een weigering van legalisatie het gevolg dat buitenlandse documenten waaraan de legalisatie is onthouden, bewijskracht missen en als zodanig binnen de Nederlandse rechtsorde in feite waardeloos zijn. Een beslissing tot legalisatie van de Nederlandse overheid kan worden gezien als een “waarmerk” waardoor buitenlandse documenten waarop het waarmerk is geplaatst in de Nederlandse rechtsorde bruikbaar worden, en wordt geacht rechtsgevolgen te (kunnen) hebben. Een beslissing omtrent de legalisatie is dan ook een rechtshandeling van publiekrechtelijke aard.
(…)
9.5 Ongeldig maken geweigerde documenten
Op het document dient te worden aangegeven dat het document inhoudelijk is geverifieerd en voor legalisatie is geweigerd. Hierbij moet ook een datum vermeld worden. Voor de goede orde: dit stempel dient op de achterkant van het document gezet te worden en niet door de gegevens.
9.6 Informeren Nederlandse instanties
Indien documenten voor legalisatie worden geweigerd, dient de Nederlandse instantie waarvoor de documenten benodigd zijn hiervan op de hoogte te worden gesteld. (…) Dit kan door middel van een kopie van de weigeringsbeschikking (…) .
De voor legalisatie geweigerde originele documenten blijven in het dossier op de post. Deze documenten kunnen van groot belang zijn in de bezwaarprocedure. Ook kan het voorkomen dat de Minister een bezwaar gegrond verklaart en dat de documenten alsnog moeten worden gelegaliseerd.
9.7. Opvragen geweigerde documenten door aanvrager (gemachtigde)
De voor legalisatie geweigerde documenten mogen nooit aan betrokkene of diens gemachtigde worden teruggegeven. Het komt echter af en toe voor dat de aanvrager zijn originele documenten na weigering opeist.
Dergelijke verzoeken dienen te worden doorgezonden naar (het Ministerie van Buitenlandse Zaken; N.o.)”