Verzoeker, een advocaat, had van de IND een brief ontvangen betreffende een tot Nederland toegelaten familie voor wie hij als gemachtigde was opgetreden tijdens hun inmiddels met de verlening van een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd afgesloten asielprocedure, en van wie hij sindsdien geen enkel bericht meer had gehad. Hij had de IND bericht dat hij de brief had doorgestuurd naar het hem laatst bekende adres, het adres van een collega die wellicht nog contact met de familie had. Nadien ontving hij van de IND onder meer nog een envelop met daarin formulieren ten behoeve van de aanvraag van verblijfsdocumenten voor de familie met daarop een handgeschreven en niet ondertekende notitie.
Hij klaagde erover dat de IND stukken naar hem had doorgeleid die bestemd waren voor cliënten met wie hij op dat moment geen contact meer had en voor wie hij niet meer als gemachtigde optrad.
De Nationale ombudsman overwoog het volgende. De minister had aangegeven dat personen die in het bezit zijn van een verblijfsvergunning daarna doorgaans niet meer beschikken over een gemachtigde, hetgeen ook uit haar in de Vreemdelingencirculaire 2000 vastgelegde beleid kon worden afgeleid; zij rekende het de IND ook aan dat niet expliciet bij verzoeker was geïnformeerd of nog van een machtiging sprake was. Tegelijkertijd ging zij ervan uit dat het op de weg van verzoeker had gelegen om expliciet aan de IND duidelijk te maken dat dit niet het geval was. In dit laatste kon de minister niet worden gevolgd. Zoals de minister ook zelf had aangegeven, had de IND alvorens aan verzoeker op een brief aangaande de betreffende familie te sturen, aan hem dienen te vragen of hij nog als gemachtigde van die familie optrad. Dat hij nadien in zijn reactie op die brief of op welke wijze dan ook niet expliciet had aangegeven dat hij niet meer als zodanig optrad, was in zoverre niet van belang. Inhoud en strekking van verzoekers brief duidden erop dat hij met de betrokken familie geen contact meer had, en dat het derhalve niet waarschijnlijk was dat hij voor hen nog als gemachtigde optrad. Voorts kon uit de brief van verzoekers collega aan de IND worden opgemaakt dat deze daarentegen wel als zodanig kon worden beschouwd. Indien daarover bij de IND na kennisneming van de inhoud van deze brieven nog twijfel bestond, dan had dit er alsnog toe moeten leiden bij verzoeker navraag te doen. Door deze gang van zaken is het vereiste van actieve en adequate informatieverwerving onvoldoende in acht genomen. Een verwijt aan verzoekers adres was dan ook niet op zijn plaats. De onderzochte gedraging was niet behoorlijk.
De Nationale ombudsman heeft er met instemming kennis van genomen dat de minister in de gang van zaken aanleiding heeft gezien om de medewerkers van de IND te wijzen op de handelwijze rond de machtiging zoals beschreven in C6/31.5.2.Vc.