De gemachtigde van verzoekster diende op 30 juli 2003 een klacht in bij de IND omdat zij ondanks herhaalde verzoeken daartoe tot op die dag een bepaald document niet had ontvangen. Omdat zij op 19 januari 2004 nog geen inhoudelijke reactie op de klacht had ontvangen, informeerde zij daarnaar bij de IND. Verzoekster stelt dat haar gemachtigde op 22 januari 2004 een telefoontje ontving van de IND waarin haar werd meegedeeld dat de klacht al op 25 augustus 2003 was afgehandeld en waarin haar werd toegezegd dat de klachtafhandelingsbrief en het gevraagde document zouden worden toegezonden.
Verzoekster klaagt erover dat de IND deze toezegging niet is nagekomen.
De Nationale ombudsman overwoog dat de telefoonnotitie die de gemachtigde van het telefoongesprek had gemaakt gedetailleerde informatie bevatte over het tijdstip waarop het gesprek heeft plaatsgevonden en over de inhoud ervan. Verder overwoog hij dat de informatie over de wijze en de datum waarop de klacht van 30 juli 2003 was afgehandeld, correct was gebleken.
Voorts overwoog hij dat de minister van Vreemdelingenzaken en Integratie daar niets tegenover kon stellen. Hij ging er daarom vanuit dat op 22 januari 2004 telefonisch contact was geweest tussen een medewerkster van de IND en de gemachtigde van verzoekster.
Doordat de IND had nagelaten om een telefoonnotitie op te stellen naar aanleiding van het desbetreffende telefoongesprek, oordeelde de Nationale ombudsman dat de IND tekort was geschoten vanuit het oogpunt van het vereiste van administratieve nauwkeurigheid en achtte de onderzochte gedraging “niet behoorlijk”.