Verzoekers werden zij in het kader van hun reguliere aanvraag om verlening van een verblijfsvergunning in de bezwaarfase gehoord door een ambtelijke commissie. Tijdens deze hoorzitting werd door de tolk alleen vertaald hetgeen de voorzitter tegen verzoekers heeft gezegd en andersom.
Verzoekers dienden in 2003 een asielaanvraag in. Hierbij werden hun documenten, waaronder paspoorten, ingenomen. Jaren later dienden zij een aanvraag in om een verblijfsvergunning op reguliere gronden in. In het kader van die aanvraag verzocht de IND hen om een kopie van hun paspoorten. Deze paspoorten bleken in het bezit te zijn van een vreemdelingendienst en hadden hun geldigheidsduur verloren op het moment van teruggave aan verzoekers.
Verzoekers klagen erover dat niet alles wat tijdens de hoorzitting is gezegd, werd vertaald dor de aanwezige tolk. Daarnaast klagen verzoekers erover dat noch de IND noch de vreemdelingendienst hen uit eigen beweging heeft geïnformeerd over de afloop van de geldigheidsduur van hun paspoorten.
De klacht over het niet alles vertalen door de tolk op de hoorzitting is gegrond. Door niet alles te vertalen van hetgeen tijdens de hoorzitting werd gezegd werden verzoekers onvoldoende in de gelegenheid gesteld de hoorzitting te volgen en zo nodig te reageren op hetgeen werd besproken.
Het beginsel van hoor en wederhoor is hierdoor geschonden. Klacht gegrond
In deze zaak bleek de IND verzoekers gemachtigde, naar aanleiding van een briefwisseling over de mogelijke verblijfsplaats van verzoekers paspoorten, bij brief van 27 januari 2006 te hebben geïnformeerd over de geldigheidsduur van de paspoorten tot 2 april 2006. Hierdoor kan niet worden gesteld dat de IND verzoekers niet tijdig heeft geïnformeerd.
De paspoorten van verzoekers waren sinds 2003 in het bezit van de vreemdelingendienst. De vreemdelingendienst heeft geen enkele actie ondernomen om verzoekers op de hoogte te stellen van het naderend verloop van de geldigheidsduur van de paspoorten. Nu de vreemdelingendienst al jaren de documenten in bezit had, had de vreemdelingendienst verzoekers hier tijdig op moeten attenderen.
Het vereiste van actieve en adequate informatieverstrekking is door de vreemdelingendienst geschonden. Klacht over vreemdelingendienst gegrond
Aanbeveling: de staatssecretaris van Justitie wordt in overweging gegeven er voor zorg te dragen dat het bestuursorgaan dat in het bezit is van een ingenomen document, de betrokkene uit eigen beweging en tijdig informeert over het naderend verstrijken van de geldigheidsduur van dat ingenomen document.
