2019/004 Een onderzoek naar een klacht over de klachtbehandeling door het Ministerie van Defensie

Verzoeker maakte deel uit van het bestuur van de Contactvereniging Postactieven (CPGA) Duitsland. In het verleden kon hij aanspraak maken op een permanente toegangspas tot de Air Base Ramstein, zodat hij als vereniging activiteiten kon organiseren op de Airbase. In 2017 heeft de Senior National Representative (SNR), kolonel X, de uitgegeven passen geblokkeerd en geen nieuwe passen meer uitgegeven. Dit betekende in het kort dat het onmogelijk werd voor de leden van zijn vereniging om nog een permanente toegangspas te bemachtigen.

Verzoeker was het met deze maatregel niet eens en diende onder meer over dit onderwerp bij het Ministerie van Defensie een klacht in. Deze klacht zag mede op gedragingen van kolonel X. Defensie verklaarde de klacht over het intrekken van de toegangspassen op 1 december 2017 ongegrond. De klacht over kolonel X nam Defensie niet in behandeling, omdat kolonel X sinds 1 september 2017 geen SNR meer is en per 1 december 2017 met functioneel leeftijdsontslag (FLO) is. Verzoeker was het hier niet mee eens en legde de Veteranenombudsman de klacht voor.

De Veteranenombudsman is van oordeel dat de klacht gegrond is en Defensie in strijd heeft gehandeld met de door de Nationale ombudsman ontwikkelde Ombudsvisie op Professionele Klachtbehandeling (Nationale ombudsman, 2018/005). Defensie heeft in het begin van de klachtbehandeling onvoldoende bij verzoeker verkend welke belangen er bij hem speelden. In die fase was Defensie gericht op een oplossing van de klacht, namelijk de kwestie rond de toegangspassen. Zo heeft de klachtbehandelaar voorgesteld aan verzoeker om met een bezoekerspas toegang tot de Airbase te geven. Aan de wens van verzoeker om een oordeel te krijgen over de gedragingen van kolonel X is voorbij gegaan. In de ogen van de Veteranenombudsman had de verkenning van de belangen van verzoeker bij de behandeling van de klacht over kolonel X naast het zoeken naar een oplossing van de klacht kunnen plaatsvinden.

Bovendien volgt uit de wet (artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht) dat als de arbeidsrechtelijke verhouding op het moment van klachtafhandeling niet meer bestaat, dit het ministerie niet ontslaat van de plicht een klacht over die medewerker te behandelen.

De Veteranenombudsman beveelt het Ministerie van Defensie aan alle klachten over medewerkers, ook als zij niet meer in dienst zijn, waarbij het gaat om handelingen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Defensie conform de geldende wet- en regelgeving in behandeling te nemen.