De Nationale ombudsman, Alex Brenninkmeijer, roept de politie op om bij het maken van hun nieuwe informatiesysteem alleen op juistheid gecontroleerde informatie over te nemen uit het oude systeem, het HKS. Aanleiding is zijn onderzoek naar de klacht van een man die volledig ten onrechte en vermoedelijk gedurende vele jaren in het HKS geregistreerd stond als alcoholist en harddruggebruiker. De ombudsman constateerde daarbij dat het HKS een verouderd, vervuild en niet te controleren informatiesysteem is. Onjuiste gegevens in dit systeem kunnen verstrekkende gevolgen hebben voor individuele burgers.
De 26 Nederlandse politiekorpsen registreren in het Herkenningsdienstsysteem (HKS) onder meer gegevens van personen tegen wie een proces-verbaal is opgemaakt. Ieder politiekorps is afzonderlijk verantwoordelijk voor het beheer van zijn eigen HKS. Momenteel wordt gewerkt aan een nieuw systeem -Basis Voorziening Informatie (BVI)- dat het HKS moet gaan vervangen. De ombudsman onderzocht de wijze van registreren in het HKS bij vier regionale politiekorpsen. Aanleiding hiervoor was de klacht van een man die er tijdens een verkeerscontrole toevallig achter kwam dat hij in het HKS geregistreerd stond als harddrugverslaafd en alcoholist. Dit is een zogenaamde gevarenclassificatie, waardoor de politieambtenaren weten dat ze iemand bij een eventuele aanhouding voorzichtig moeten benaderen omdat hij een risico kan zijn voor hun veiligheid. De gevarenclassificatie is vermoedelijk in 1995 onterecht op naam van de man in het HKS gezet, nadat hij betrokken was bij een incident dat geen enkele rechtvaardiging vormde voor zo'n classificatie in het HKS. De man is daarna een aantal maal verhuisd en telkens nam een nieuwe politieregio de onjuiste gevarenclassificatie blind over van de andere regio. De ongeneeslijk zieke man diende hierover een klacht in bij de ombudsman. Hij wil zijn naam gezuiverd hebben voordat hij overlijdt. Tijdens het onderzoek van de ombudsman kon de politie de exacte herkomst van deze gevarenclassificatie in het HKS niet achterhalen. Wel is de classificatie inmiddels van zijn naam gehaald.
Te veel ruimte voor fouten
De Nationale ombudsman stelt dat het HKS met de bijbehorende procedures te veel ruimte open laat voor fouten. Zo zorgt het kopiëren en vermenigvuldigen van gegevens door de politiekorpsen telkens weer voor een nieuwe kans op een onjuiste registratie. Ook blijven gevarenclassificaties in het HKS staan, nadat de processen-verbaal waarop ze zijn gebaseerd zijn vernietigd. Hierdoor is het later onmogelijk te controleren of de gevarenclassificatie destijds terecht is toegekend. Bovendien wordt iemand er niet van op de hoogte gebracht dat de politie hem als 'gevaarlijk' in het HKS heeft geregistreerd. Deze procedures zorgen ervoor dat het HKS vervuild is en de inhoud ervan lastig op juistheid te controleren.
Onjuiste gegevens moeilijk te corrigeren
De ombudsman stelt op basis van zijn onderzoek dat het corrigeren van onjuiste gegevens in het HKS veel moeite kost. Eén van de oorzaken is dat het initiatief voor de controle op juistheid van de ingevoerde gegevens bij de burger zelf ligt. Maar deze wordt niet ingelicht over een (onjuiste) registratie op zijn naam en kan daar dan ook niet over aan de bel trekken bij de politie.
Een andere oorzaak is dat ieder politiekorps verantwoordelijk is voor het beheer van het eigen HKS-systeem en dat de korpsen gegevens van elkaar overnemen. Om gegevens in het systeem te wijzigen die bijvoorbeeld bij meer dan één korps in het systeem staan, moet voor ieder korps afzonderlijk een verzoek voor inzage en correctie gedaan worden.
Aanbevelingen voor verbetering
De Nationale ombudsman dringt er bij de politie op aan bij de overgang van het HKS naar een nieuw systeem alleen op juistheid gecontroleerde informatie over te nemen. Ook vraagt de ombudsman alle regionale politiekorpsen om op korte termijn ervoor te zorgen dat een burger eenvoudig overzicht kan verkrijgen op welke wijze hij in welke politiesystemen vermeld staat. Bij geconstateerde onjuistheden moet het mogelijk zijn om met een eenmalige aanvraag om correctie te verzoeken.
